In de rol van afdelingssecretaris kan jij jouw talenten op het gebied van communicatie, regie voeren en resultaatgerichtheid inzetten om zo bij te dragen aan het natuurbehoud en dierenwelzijn in Nederland.
Als afdelingssecretaris zorg jij ervoor dat het Managementteam (MT) van de afdeling Vergunningen en Handhaving 1 (vanaf 1 januari 2025 de afdeling Handhaving Natuur en Dier) optimaal ondersteund wordt. Jij ontzorgt waar nodig, adviseert en organiseert waar gewenst en verbindt waar mogelijk. Doordat jij de regie in handen houdt, ben jij dé collega waar het MT op kan bouwen. Je krijgt daarbij alle ruimte om de functie zo effectief mogelijk in te richten. Het MT zorgt ervoor dat de collega’s in de teams hun werk zo goed mogelijk kunnen doen. Om het MT daarbij te ondersteunen, pak jij de rol van bestuurlijk en strategisch adviseur en sparringpartner op.
Dankzij jouw inhoudelijke voorbereiding van bijeenkomsten en afspraken is de afdelingsmanager altijd goed voorbereid. Jij zorgt dat de interne en externe stakeholders op de hoogte zijn van de ontwikkelingen binnen de afdeling en je bent de secretaris van de vergaderingen van het MT. Daarnaast bevorder jij de kennisuitwisseling tussen de teams in de afdeling en je hebt daarbij oog voor de gewenste procesverbeteringen.
Wat zijn o.a. jouw dagelijkse werkzaamheden?
- Jij ondersteunt de afdelingsmanager in goede afstemming en samenwerking met zijn/haar managementondersteuner en de P&O adviseur;
- Je neemt deel aan reguliere MT-bijeenkomsten en zorgt voor een goede voorbereiding en opvolging van de actiepunten. Daarnaast verzorg je de communicatie over MT-bijeenkomsten;
- Jij draagt bij aan het schrijven van het afdelingsplan en de 4-,8- en 12 maands rapportages en draagt de missie, visie en strategie van de afdeling uit binnen de directie én RVO;
- Voortgang bewaken en up to date houden van de routekaart (MT-jaarplan);
- Je neemt de rol van aanjager op je in verschillende projectgroepen en je neemt initiatief in het organiseren van verschillende terugkerende overleggen;
- Jij ontzorgt de teammanagers bij afdelingsbrede onderwerpen;
- Je neemt de rol van voorzitter van de redactie van de afdelingsnieuwsbrief op je;
- Je finaliseert en verzendt maandelijks een overzicht van politiek gevoelige dossiers die lopen binnen de afdeling naar de betrokken beleidsmedewerkers;
- Als er een afdelingsdag georganiseerd wordt, neem jij de regie. Alle collega’s, verspreid over de verschillende locaties, breng jij dan samen;
- Zie jij dat er een belangrijk overleg gepland staat in de agenda van de afdelingsmanager? Dan pak jij de regie zodat alle stukken en acties voor deze afspraak gereed zijn.