Als sourcing adviseur vervul je een belangrijke rol in de missie van VWS. Je hebt je eigen directie kolom waarvoor je samen met de managers, de beleidsmedewerkers en financieel adviseurs waardegerichte inkoop opzet. Jij ziet wat de strategische trajecten zijn, stelt daartoe de strategische vragen zodat de juiste inkoop en contractstrategie inclusief kpi’s worden opgesteld, waarna de shared service centers RIS (Rijksinkoopsamenwerking) of de inhuurdesk/Team Tijdelijk werk de feitelijke uitvoering van het offertetraject en contractering verzorgen. Je houdt tussentijds wel een vinger aan de pols bij de grote, risicovolle trajecten. Daarnaast zorg je ervoor samen met je collegae dat het team hét kenniscentrum inkoop wordt. Daartoe deel je gezamenlijk in het zelforganiserende team, lastige casussen en reflecteer je met elkaar wat de leerlessen zijn en of en zo ja hoe het beleid, processen, tools, informatievoorziening verder verbeterd kunnen worden. Ook kun je je “specialiseren”, want als teamlid vervul je aanvullend ook een trekkersrol op een onderwerp bijvoorbeeld duurzaam inkopen, dat al naargelang de situatie onderwerp- of team overstijgend kan zijn.
Voorbeelden van taken uit jouw werkweek:
Je week start met de weekstart met de collega’s van CDI-office, waarbij je elkaar informeert wat de komende week te doen staat en waar je elkaar kunt versterken.
Je bespreekt met de financieel adviseur het jaarplan van de kolom, de meerjarige begroting en de wetgevingstrajecten en actualiseert op basis daarvan de inkoopkalender en bespreekt de komende strategische trajecten.
Je bespreekt met de programmamanager Medische Isotopen zijn visie omtrent het project en bespreekt welke leveranciersrelatie hij voor de bouw van de centrale wil kiezen: bijvoorbeeld VWS in een regierol, uitvoerende rol en zelf allerlei leveranciers contracteren of een partnershiprelatie. Je legt uit wat de risico’s en consequenties zijn van de verschillende mogelijkheden
Je krijgt naar aanleiding van de crisis de vraag of je mee wilt denken hoe de opvang georganiseerd kan worden. Wordt dat een subsidie of een inkoopopdracht en waar moet de beleidsmedewerker dan rekening mee houden?
Je spreekt de programmadirecteur en de beleidsmedewerker die een inkooptraject willen starten. Je vraagt door tot je het ‘probleem’ achter de behoefte kent, inventariseert de randvoorwaarden van de oplossing en bespreekt op welke wijze de te contracteren leverancier kan bijdragen aan de programma- en organisatie doelen. Vervolgens kies je in nauw overleg met de beleidsmedewerker de best passende (innovatieve) inkoopstrategie. Je benoemt de risico’s, de beheersmaatregelen en doelmatige kritieke performance indicatoren.
Wij denken dat je in deze functie succesvol bent als jij het leuk vindt om je te verdiepen in de uitdagingen van je klant en om een vertrouwensrelatie op te bouwen en samen met je klant een doel- en rechtmatig inkoopproces kan opzetten. Je zet het probleem centraal en kijkt wat binnen de aanbestedingswet juist wél mogelijk is en managet de klantverwachting.
Daarnaast ben je ook beschikbaar en behulpzaam bij simpele vragen, zoals bijvoorbeeld of er voor een bepaalde dienstverlening een raamovereenkomst beschikbaar is of hoe een bloemetje besteld moet worden. Kortom, je vindt het ook leuk “informatiemakelaar” te zijn.
Tot slot, de stip aan de horizon waar VWS naar toe wil met de inkoopfunctie is bekend, maar staat nog niet, we zijn onderweg. Wel is een fundament gelegd door de aanschaf van een nieuwe inkoopfunctionaliteit waarvan de uitrol net vorige maand is gestart. Kortom, als je het leuk vindt om dit samen met ons door te ontwikkelen en je kunt je eigen weg vinden in een organisatie die in beweging is, waarbij nog niet alle taken en verantwoordelijkheden zijn uitgekristalliseerd en nog niet alle ICT up and running is, is dit jouw baan. Als je het daarnaast leuk vindt om in een zelforganiserend team verantwoordelijk en eigenaar te zijn van de teamontwikkeling en -successen, dan zijn wij op zoek naar jou.