Overheidsinformatie moet vindbaar, beschikbaar, leesbaar en betrouwbaar zijn voor burgers, parlement en journalisten. Diverse recente gebeurtenissen, waaronder de kindertoeslagenaffaire, hebben laten zien dat het werk van een informatiespecialist bij de Rijksoverheid onmisbaar is. Maar het moet ook een stuk beter en sneller. Om dat voor elkaar te krijgen werken Arre Zuurmond en Honzik Pavel, samen met vele anderen, in het project Open op Orde aan een informatiehuishouding die transparant én op orde is. Er zijn veel vacatures voor een informatiespecialist, want er is een hoop te doen: ‘De vragen vanuit de Kamer, de journalistiek en de samenleving nemen alleen maar toe.’
Waarom een goede informatiespecialist onmisbaar is voor de Rijksoverheid
Publicatiedatum 08-09-2022
Beter omgaan met informatie
Arre Zuurmond is sinds 1 januari 2022 aangesteld als regeringscommissaris informatiehuishouding bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Een veelomvattend, rijksbreed programma dat zich onder meer richt op rijksambtenaren beter laten omgaan met de informatie die zij verwerken.
Zo doe je het goed als informatiespecialist
Een informatiespecialist maakt goede afspraken met de organisatie. Een ogenschijnlijk eenvoudige afspraak is bijvoorbeeld dat iedereen bestanden opslaat onder een herkenbare naam op een toegankelijke plek. Doen ze dat niet, dan wordt het terugvinden een hels karwei. En dat probleem blijkt in de praktijk groot te zijn. Zuurmond: ‘Sommige overheidsorganisaties zijn 20 procent van hun beleidscapaciteit kwijt aan het zoeken naar documenten. Nieuwe beleidsmedewerkers komen er soms pas na een half jaar achter dat 3 deuren verderop iemand al een notitie heeft geschreven over het onderwerp waar ze zelf lang mee bezig zijn.’ Een andere indicator van het probleem is de tijd die het kost om aan een verzoek Wet open overheid (Woo), de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), te voldoen. Dat is nu 160 dagen, terwijl 42 dagen de norm moet zijn, aldus Zuurmond. ‘En de vragen vanuit de Kamer, de journalistiek en de samenleving nemen alleen maar toe. Er staan nu al 3 parlementaire enquêtes op het programma.’
Informatiespecialist moet sturen op gedragsverandering
Aanpassing van gedrag is voor de informatiespecialist daarom een van de speerpunten in de verbetering van de informatiehuishouding. Om erachter te komen wat in het kader van het programma Open op Orde precies moet veranderen heeft Honzik Pavel als projectleider Leerhuis Informatiehuishouding bij het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) onderzoek laten doen naar het opslaggedrag. Pavel: ‘Gewoontes onder medewerkers en leidinggevenden blijken veruit de belangrijkste gedragsbepaler te zijn. We zien overigens geen significante verschillen in de onderliggende houding bij medewerkers van de verschillende rijksorganisaties. 97% vindt het belangrijk dat informatie goed wordt opgeslagen. Dat is dus positief. Maar wat het gedrag wel beïnvloedt is de aanwezige tooling. Als een Document Management Systeem omslachtig werkt en dus tijd kost, dan is de verleiding groot om het systeem heen te werken en bijvoorbeeld een document lokaal op te slaan.’ Pavel concludeerde daarnaast uit het onderzoek dat gewoontes niet alleen door tooling en het advies van een informatiespecialist worden beïnvloed, maar ook door de sociale context. ‘Als een leidinggevende het goede voorbeeld geeft, heeft dat een positief effect. En managers kunnen natuurlijk ook actief sturen op het gewenste gedrag.’
Wet open overheid
Een 3e aspect waar Pavel als informatiespecialist op stuitte is de kennis over de nieuwe Wet open overheid: ‘Wanneer moet je informatie actief openbaar maken? Geldt dat ook voor conceptdocumenten en geldt het voor alle typen documenten? Kennis delen over de toepassing van deze wet is dus ook nodig.’ Volgens Pavel is gedragsverandering geen one-size-fits-all-benadering gezien alle factoren die een rol spelen. ‘De interventies die een informatiespecialist wil plegen richten zich primair op het gewoontegedrag. Daarnaast willen we met voorbeelden in een campagne laten zien wat een transparante overheid in de praktijk betekent en aandacht besteden aan competentieontwikkeling bij medewerkers en leidinggevenden binnen dit thema.’
Informatiespecialist op alle vlakken
Zuurmond voegt daaraan toe dat ook het soort werk van invloed is op het gedrag. Op alle vlakken kan een goede informatiespecialist iets toevoegen. ‘In uitvoeringsorganisaties zoals de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) werken ambtenaren volgens vaste procedures. Een mail aan een student wordt dus goed vastgelegd. Beleidsprocessen zijn echter veel ongestructureerder en je ziet dat het slordig opslaan van informatie op beleidsafdelingen dan ook een groter probleem is. Vergaderingen worden bijvoorbeeld rommelig gedocumenteerd.’
Modernisering werkplekken
Een van de voorwaarden voor verbetering is daarom een radicale modernisering van de werkplekken, vindt informatiespecialist Zuurmond. ‘De systemen zijn zo dichtgeregeld vanwege de veiligheid, dat de gebruiksvriendelijkheid in het geding is gekomen. Als je eerst vijf tot tien minuten moet opstarten, is de verleiding groot om ontwijkend gedrag te gaan vertonen. Mensen gaan dan bijvoorbeeld documenten maken op een privé-apparaat, en dat wil je niet. Mede daarom moeten er online ruimtes komen waarin je makkelijk samen aan een document kan werken. Opslag en versiebeheer kun je daarmee dan meteen goed regelen.’
Werkplek van de toekomst
Modernisering is ook nodig om de overheid als aantrekkelijke werkgever te positioneren en meer mensen voor de functie informatiespecialist aan te trekken, zegt Zuurmond. ‘Gelukkig is het besef nu ingedaald dat de Rijksoverheid dit moet aanpakken. Overal zijn we hier bezig met de werkplek van de toekomst. Daar werken ook veel jonge ambtenaren aan mee. Door met elkaar creatief na te denken over de gewenste situatie en die ook waar te maken, wordt het nog leuker en interessanter om hier te werken.’
Goede informatiespecialist nodig
Om de informatiehuishouding te moderniseren heeft de Rijksoverheid professionals nodig van alle niveaus: mbo, hbo en wo. Zuurmond: ‘We hebben te maken met enorm uitgebreide informatiestructuren waarin heel veel bronnen tegelijkertijd ondergebracht worden. We hebben talent nodig om dat te helpen organiseren. De functie van informatiespecialist is daar een van. Veelzijdige professionals die kunnen omgaan met papier, video, audio en die bijvoorbeeld complete websites kunnen archiveren. Informatiehuishouding is een prachtig vakgebied, dat veel complexer en daardoor interessanter is geworden dan het werk met de Document Management Systemen van vroeger. Als informatiespecialist kun je collega’s verleiden om goed met documenten om te gaan zodat ze vindbaar blijven, en dat is in het belang van de hele samenleving.’