Op weg naar verbeterde informatiehuishouding

KVK werkt aan goede informatiehuishouding

Vanuit verschillende rollen zitten Tom en Vicki met zo’n 8 collega’s in het kernteam dat werkt aan het programma Open op Orde bij KVK. Tom heeft als adviseur informatiehuishouding de inhoudelijke expertise in huis. Hij vertaalt nieuwe wetten rondom informatie naar concrete richtlijnen en werkprocessen. Bijvoorbeeld hoe er met informatie om moet worden gegaan in het nieuwe UBO-register. Hierin moeten alle belanghebbenden van een organisatie geregistreerd staan, om veiliger zaken te doen. Wat betekent dit voor de burger en de ondernemer, welke aanpassingen zijn er nodig en wat moeten medewerkers hiermee?  ‘In onze systemen komt er veel informatie bij elkaar, bijvoorbeeld van de Belastingdienst en Sociale Verzekeringsbank. Daar moeten we heel nauwkeurig mee omgaan. De richtlijnen zijn vaak geschreven voor departementen, maar niet voor uitvoeringsorganisaties zoals wij. Neem bijvoorbeeld een richtlijn voor e-mails. Die moeten we toepasbaar maken voor onze communicatie met ondernemers, onder andere bij het handelsregister.’

Wat zegt de wet en wat moet er gebeuren?

Binnen het kernteam moet iedereen elkaars werk goed begrijpen om de organisatie verder te helpen. Vicki is als programmamanager eindverantwoordelijk voor het programma ter verbetering van de informatiehuishouding richting opdrachtgevers en de Raad van Bestuur. Samen met collega’s kijkt ze wat er allemaal op stapel staat en zorgt ze voor de juiste aanpak en timing. ‘Ik maak de vertaalslag tussen wat de wet zegt en wat er moet gebeuren. Eigenlijk ben ik daarin de verbinder tussen de organisatie en de buitenwereld. We willen open zijn, en moeten een goede verantwoording af kunnen leggen naar onze gebruikers, maar ook bijvoorbeeld met journalisten.’

Dit verdien je als informatiemanager bij de Rijksoverheid: in deze tabel zie je de salarissen bij bovenstaande schalen. 

Focus op informatiehuishouding

Als er iemand is die veel weet over KVK, dan is het Tom wel. Na zijn studie sociale geografie begon hij hier in 1982 aan zijn eerste baan en is nooit meer weggegaan. Zijn focus ligt nu op de informatiehuishouding. ‘De organisatie bleef me uitdagen met nieuwe mogelijkheden en doorgroeikansen. Ik denk dat ik inmiddels wel alle onderdelen heb gezien. In 1986 werkte ik als informatiemanager. In 1997 koos in voor de functie business controller en ging daarmee meer de financiële kant op. En in 2018 begon ik me meer te richten op informatiehuishouding. Het leuke aan de KVK is dat de organisatie nog redelijk klein is, in vergelijking met andere rijksorganisaties. We werken hier met zo’n 1800 mensen. Dat is overzichtelijk en je kunt elkaar makkelijk wegwijs maken, bijvoorbeeld op het gebied van het handelsregister dat een belangrijke plek inneemt bij de KVK. ‘

Leren over landen

Naast zijn functie bij KVK gaat Tom in zijn vrije tijd graag op zoek naar verhalen. Zo verzamelt hij atlassen uit allerlei landen. ‘Het is grappig om te zien hoe ze in China hun land afbeelden als het midden van de wereld, terwijl in Europese atlassen weer Europa centraal staat. Als geograaf vind ik het interessant om die relaties te leggen. Zo lees ik ook graag over geschiedenis en ga ik regelmatig met mijn fotocamera op pad. Een stad als Berlijn heeft een enorm boeiende historie qua ruimtelijke uitbreiding. Ik ben er in het verleden vaak geweest om te fotograferen, en vind het dan leuk om nu weer foto’s te maken en dit te vergelijken.’

Emigreren vanuit Griekenland

Vicki deelt de passie voor fotografie met Tom, maar gaat zelfs het liefst de natuur in. Ook is ze elk weekend wel in een museum of concertzaal te vinden. Ze werkt sinds begin 2022 bij KVK, maar de Rijksoverheid was zeker niet onbekend voor haar. Ze is geboren in Griekenland en begon daar 30 jaar geleden haar loopbaan als muziekdocent. Tijdens haar studie kreeg ze een jaar de kans om in Utrecht te studeren. Nederland voelde voor haar meteen als een tweede thuis. ‘De mentaliteit hier past bij me. Ik houd van de vrijheid van het denken en van een cultuur gebaseerd op kansen en mogelijkheden.’ Ze werkte eerst zo’n 5 jaar in Griekenland, en besloot toen naar Nederland te emigreren.

Werken aan landbouw

De beste plek om te integreren bleek voor Vicki de Rijksoverheid te zijn. Ook omdat haar hart uitging naar werk dat bijdraagt aan het maatschappelijke belang, en impact heeft. Ze begon bij het ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit (LNV). ‘Als buitenlander integreer je goed als je in de landbouw werkt. Toch was het niet altijd makkelijk toen ik hier net woonde. Vooral de taal was lastig. Ik was bezig met een regeling voor het beperken van mestoverschot. Op de kaart zocht ik alle plaatsen waar de aanvragen vandaar kwamen, en in het weekend reed ik er soms ook heen. Zo heb ik Nederland leren kennen.’

Vakgebied informatiehuishouding baanzeker

In de jaren erna werkte Vicki voor allerlei rijksorganisaties, zoals het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS), het ministerie van Buitenlandse Zaken en de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND). In haar werk speelden data en digitalisering een steeds grotere rol. Bij de KVK kwam dit samen in het vakgebied informatiehuishouding. ‘Het is een enorm breed en interessant vakgebied met veel baanzekerheid. Ik zie dit programma als de ideale omgeving om me verder in de wereld van informatie te ontwikkelen. Je bent steeds bezig met nieuwe dingen, bijvoorbeeld als de wetgeving verandert. Het trekt mensen aan die houden van verandering en ontwikkeling. Voordeel van werken bij de Rijksoverheid is dat je je ook makkelijker verder kunt ontwikkelen binnen dit vakgebied bij andere ministeries.’

Bij KVK kun je blijven leren

Vakbekwaamheid staat bij KVK hoog in het vaandel, vertelt Tom. Zo heeft hij door de jaren heen ook verschillende opleidingen mogen doen, bijvoorbeeld de hbo-opleiding AMBI, een controller opleiding en een universitaire studie informatiemanagement. Vicki: ‘De organisatie biedt het allemaal aan, maar het helpt ook als je leergierig bent en initiatief neemt, zoals Tom doet. Binnen KVK zijn we net als onze doelgroep ondernemend en ambitieus. Er wordt verwacht dat je zin en energie hebt voor nieuwe dingen. Ik kwam bijvoorbeeld binnen terwijl de organisatie in de transitie zat naar meer agile werken. Verder is het ook een erg open werkcultuur. Als je vragen hebt, kun je zo bij de directie naar binnen lopen.’

Met Open op orde maakt KVK een verschil

Met het programma ‘Open op Orde’ maakt KVK echt een verschil, vertellen Vicki en Tom trots. Vicki: ‘Het programma betekent veel voor onze organisatie, en ik ben trots op de impact die we maken met met het verbeteren van de informatiehuishouding. We zijn bezig met maatschappelijke kwesties die ons werk dagelijks raken. Bijvoorbeeld privacy en openbaarheid. Als ondernemer in Nederland ben je verplicht om je te registeren bij ons. We vragen daarbij veel informatie, en een ondernemer moet erop kunnen vertrouwen dat wij hiermee goed omgaan. Het raakt niet alleen je werk, maar ook bijvoorbeeld je privé en belasting. Je komt ons onderwerp en het effect ervan eigenlijk overal tegen, binnen allerlei rijksorganisaties. Ik vind het jammer dat er soms een suf imago rondom ambtenaren hangt, terwijl we met zulk actueel en dynamisch werk bezig zijn.’

Niet alleen bezig met informatiehuishouding

Tom noemt als voorbeeld een project waarmee hij de laatste tijd druk is geweest, namelijk het opstellen van selectielijsten. ‘Dat is eigenlijk een overzicht van alle informatie die in een organisatie aanwezig is, bijvoorbeeld e-mails, gegevens van klanten, financiële gegevens of informatie in personeelsdossiers. Hoe lang mag je die gegevens bewaren en hoe ga je ermee om? Het leuke daaraan is dat je niet alleen met je het vakgebied informatiehuishouding bezig bent, maar ook met de inrichting van systemen en processen en het gedrag van medewerkers. Je moet het echt begrijpelijk maken voor iedereen. Voor dit project hield ik interviews met collega’s door de hele organisatie, van directeur tot callcentermedewerker. Uiteraard kwam ik ook oude bekenden tegen.’

Nieuwe collega’s gezocht

Het programma Open op Orde loopt nog tot 2026 en is interdepartementaal. ‘Het leuke is dat we nauw samenwerken met bijvoorbeeld het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en het ministerie van LNV. We zoeken nog veel nieuwe collega’s in dit vakgebied. Alleen samen kunnen we het verschil maken in een betere informatiehuishouding!’