‘Na een drukke werkdag met veel geregel ga ik blij naar huis’

Mandy rondde haar mbo-opleiding niveau 4 voor directiesecretaresse af tijdens corona. ‘Ik heb geen stage kunnen doen, wel een vervangende opdracht op school. Naast mijn studie, en ook daarna, werkte ik in een visrestaurant. Helaas telde die ervaring niet mee bij sollicitaties. Ik heb best een tijd gezocht naar een baan en veel gesolliciteerd.’

Bij Buitenlandse Zaken was het raak.

‘Bij Buitenlandse Zaken kreeg ik inderdaad de kans bij de ISB, de Inspectie Signalering en Begeleiding.’

Een schot in de roos?

‘Jazeker. Ik wist al dat ik de inhoud van het werk heel leuk zou vinden. Ik ging altijd al met veel plezier naar school. Hoe ik het zou vinden bij de ISB, vond ik spannender. Het is best een ingewikkelde afdeling, en ik werk voor 7 personen. Eerst deed ik dat een tijd alleen, inmiddels run ik het bedrijfsbureau samen met een collega. Dat is heel fijn.’

Wat doet de Inspectie Signalering en Begeleiding?

‘De ISB helpt en ondersteunt de posten van BZ in het buitenland - ambassades bijvoorbeeld - met al het reilen en zeilen. Alle posten ter wereld worden om de zoveel tijd ter plaatse doorgelicht. Onze inspecteurs doen zo’n 25 bezoeken per jaar. Mijn collega en ik zorgen voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van het hele proces.’

En dat betekent?

‘We doen alle voorbereidingen: de online kennismaking, afspraken over de briefing, het uitzoeken van hotelopties, de mails met punten die de post ter plekke voor ons moet regelen, zoals werkplekken en de samenwerkingsruimte. Er gaan vertrouwelijke vragenlijsten uit, we plannen voorbesprekingen met een aantal directies van BZ en vaak ook met betrokkenen buiten BZ. Na afloop van het bezoek krijgen we het rapport met de aanbevelingen. Dat gaat door naar de secretaris-generaal en de plaatsvervangend secretaris-generaal. Als alles akkoord is, gaat het naar de directies binnen BZ en de post zelf. En dan archiveren we alles netjes.’

Dat klinkt als een gestructureerd proces.

‘Klopt, ons werk loopt via strakke richtlijnen en protocollen. En brengt héél veel contacten met mensen mee, een van de allerleukste dingen van mijn werk.’

Met al die contacten in het buitenland doe je waarschijnlijk veel in het Engels?

‘Ja, en dat heb ik echt moeten leren. Vooral de specifieke terminologie van BZ. Ik heb het 1e deel van de cursus Engels hiervoor al gehaald en ben bezig met deel 2. Verder heb ik cursussen schrijven voor managementondersteuners en informatiebeveiliging gedaan. Je mag van alles doen, en ik pak het allemaal aan. Ik vind het hartstikke leuk om te blijven leren.’

Buitenlandse Zaken, ambassades, consulaten, de secretaris-generaal … dat lijkt allemaal erg formeel.

‘Dat dacht ik ook en dat vond ik best een ding toen ik solliciteerde. Ik ben geen ‘doorsnee’ BZ-medewerker. Ik heb tatoeages, mijn wimpers zijn gedaan. Zou ik wel passen tussen al die mensen in pak? Ik verwachtte dat ik die vooral zou tegenkomen, en dat klopt. Maar als ik een spijkerbroek, shirtje en colbertje aan heb, is dat helemaal oké. En verschillen maken het juist extra leuk. Mijn directe collega is ook compleet anders dan ik. Hij was vroeger purser bij KLM. En hij is een stukje ouder dan ik. We kunnen het goed vinden en werken prima samen, en daar gaat het toch om.

En andere managementondersteuners binnen BZ?

‘Ik ken ze niet allemaal, maar ik heb me voorgenomen om meer te gaan netwerken. Even lunchen, een koffietje doen. BZ heeft ook een community voor managementondersteuners. Zij organiseren regelmatig bijeenkomsten en eens in de zoveel tijd een reis naar het buitenland.’

Ben je al mee geweest? 

‘Niet op een reis via de MO-community, wel met de inspecteurs naar onze post in Helsinki. Dat was zó gaaf. En heel leerzaam, om te begrijpen wat ze daar nou precies doen.’

Zou je in het buitenland willen werken?

‘Ik niet, laat mij maar in Den Haag. Maar sommige collega’s willen dat juist heel graag, en daar zijn mogelijkheden voor.’

Waar zien we jou over een paar jaar?

‘Dan heb ik het hier van a tot z onder de knie, heb ik nog meer cursussen en trainingen gedaan en werk ik nog steeds in dit geweldig leuke team. En ga ik na een drukke werkdag blij naar huis, omdat ik van alles goed heb kunnen regelen en de boel gestroomlijnd loopt.'

3 tips van Mandy als je wilt gaan voor deze baan

1. Laat je niet weerhouden van solliciteren als je nog geen ervaring hebt. Geef aan dat je veel wilt leren.

2. Pak alle kansen om interne cursussen en trainingen te volgen.

3. Gooi je vooroordelen over een ‘formele en stijve organisatie’ overboord.

Over Mandy

• Brengt het liefst veel tijd door met haar familie en vriendinnen.
• Sport graag in de sportschool, gaat naar de bios en af en toe naar een festival.