Informatiebeheer bij het Nationaal Archief voor nu en later

Gespecialiseerd in informatiebeheer

Wie iets wil weten over het verleden van familie klopt aan bij het Nationaal Archief. Zij zijn gespecialiseerd in het toegankelijk maken en houden van overheidsinformatie. Dat geldt voor zowel oude overheidsinformatie als die van vandaag. ‘Goed informatiebeheer zorgt voor ervoor dat informatie voor iedereen terug te vinden is’, legt Paul uit. ‘Als overheid moeten we antwoord kunnen geven op de vraag: hoe zijn we tot een bepaald besluit gekomen? Zo duiken er nu veel bezoekers van het Nationaal Archief in het Centraal Archief Bijzondere Rechtspleging (CABR). Daarin kun je onder meer bekijken welke personen er berecht zijn.'

Nationaal Archief helpt met raad en daad

Paul kan zich voorstellen dat kinderen die slachtoffer zijn geworden van de toeslagenaffaire in de toekomst ook op zoek gaan naar hun verleden. 'Bijvoorbeeld in de dossiers van de jeugdzorg of Belastingdienst om erachter te komen wat er precies gebeurd is. Maar die vraag speelt ook vandaag al. Daarom helpt het Nationaal Archief andere rijksoverheidsorganisaties met raad en daad bij het op orde krijgen van hun informatiebeheer’.

‘Als overheid moeten we antwoord kunnen geven op de vraag: hoe zijn we tot een bepaald besluit gekomen?’

Oplossingen voor informatiebeheer

Vroeger werd voornamelijk papieren archief overgebracht naar het Nationaal Archief. Dat is tegenwoordig wel anders. ‘We hebben er zoveel soorten informatie bij gekregen. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail en websites of berichtjes in Whatsapp. Onze experts adviseren organisaties binnen de Rijksoverheid hoe ze hiermee om moeten gaan. We helpen ze met vragen en knelpunten of kijken mee. Als wij het antwoord nog niet hebben, dan is dat een mooie gelegenheid om gezamenlijk op zoek te gaan naar oplossingen voor informatiebeheer’.

Toeslagenaffaire aanleiding voor verbeterslag

Naar aanleiding van de toeslagenaffaire is het rijksbrede programma ‘Open op orde’ in het leven geroepen. Hiermee wil de Rijksoverheid haar informatiehuishouding verbeteren. Voor het Nationaal Archief betekent dit dat ze hun dienstverlening kunnen verbreden. ‘We willen de expertise die we in huis hebben op het gebied van informatiebeheer voor de gehele Rijksoverheid toegankelijk maken. Samen met een collega heb ik daarom veel gesprekken gevoerd met verschillende rijksoverheidsorganisaties om de behoefte aan ondersteuning in kaart te brengen. Het toepassen van kaders, regels en handreikingen blijkt in de praktijk vaak een enorme uitdaging. Hier willen we wat aan doen.’

‘Iedereen wil de informatie goed op orde hebben. Als Nationaal Archief is dat natuurlijk waar wij voor staan’

Duurzaam toegankelijk maken van informatie

Zo doet Paul momenteel onderzoek naar een nieuwe dienst, bedoeld om organisaties te ondersteunen bij het duurzaam toegankelijk maken van hun informatie. ‘Ik kijk met name naar de tools die we zelf gebruiken om ons eigen archief te beheren en breng in kaart hoe we die breder kunnen inzetten, gecombineerd met advies of wellicht een leertraject. Parallel hieraan stem ik met onze partners af over de nieuwe kennisproducten, die het Nationaal Archief in het kader van ‘Open op orde’ ontwikkelt. De onderwerpen lopen uiteen van beleid tot specifieke modeleisen voor duurzame toegankelijkheid.’

Kans om informatiebeheer te verbeteren

Hoewel de toeslagenaffaire het informatiebeheer binnen de Rijksoverheid in een negatief daglicht heeft gezet, ziet Paul ook een positief effect. ‘Alle overheidsorganisaties zien dit als een kans voor ons vakgebied. Dat merken we doordat we meer vragen krijgen. Iedereen wil de informatie goed op orde hebben. Als Nationaal Archief is dat natuurlijk waar wij voor staan. We gaan terug naar de basis, ons bestaansrecht. Met z’n allen snappen we nu nog beter waar we het voor doen. En wij hebben alles in huis om daarbij te helpen.’