Contractmanagement is een vak apart. Bij het CBG was die taak tot afgelopen jaar verspreid over diverse posities in de organisatie. We realiseerden ons dat we daardoor niet altijd het maximale halen uit de samenwerking met leveranciers. Of beter gezegd, de leveranciers en contracten sluiten niet altijd optimaal aan bij de gewenste dienstverlening. We zijn daarom gestart met een gestructureerde en gecentraliseerde uitvoering van ons contractmanagement. Heb jij ervaring hierin, sta je stevig in je schoenen en bezit je zowel de drive als het geduld om contractmanagement bij het CBG verder te professionaliseren? Dan bieden we je de ideale uitdaging om het nieuwe jaar mee te beginnen!
De functie
Het CBG heeft een portefeuille van ca. 300 contracten, waarvan het merendeel gerelateerd is aan IV/ICT en onder de aanbestedingsgrens valt. Als contractmanager ligt jouw focus vooral op de grote ICT contracten die wel Europees of meervoudig onderhands zijn aanbesteed. Je komt als expert al in beeld tijdens het inkooptraject en je taak strekt zich uit over de hele looptijd van het contract.
Jij bepaalt het beleid op het gebied van contractmanagement. Dit doe je altijd in samenspraak met het Hoofd FIKC, de (senior) Inkoopadviseur en de Servicemanager. Naast het management van de grotere contracten, geef je gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan contracteigenaren (meestal afdelingshoofden) binnen de organisatie.
Als contractmanager heb je te maken met een groot aantal interne en externe stakeholders. Denk, naast contracteigenaren en leveranciers, ook bijvoorbeeld aan de Service Level Managers, de CIO of de concern Inkoop van het ministerie van VWS. Samenwerking is hierin de sleutel tot succes. Een pittige discussie op inhoud valt daar ook onder, zolang er een gezamenlijke verantwoordelijkheid wordt gevoeld voor het eindresultaat. Als contractmanager ben je een kei in zakelijke relaties!
Samenvatting van je werkzaamheden:
- Je hebt een actieve rol bij het opstellen van nieuwe/hernieuwde contracten met duidelijke en meetbare voorwaarden (SLA’s en KPI’s) en minimale risico’s.
- Tijdens de looptijd van een contract bewaak je de naleving van afspraken, je coördineert eventuele tussentijdse wijzigingen en de jaarlijkse leveranciersevaluatie.
- Je evalueert risico’s en je bemiddelt bij discussies tussen opdrachtgever en leverancier, je bent actief betrokken bij de oplossing.
- Je onderhoudt een sterk netwerk van stakeholders en bij een discussie stuur je op organisatiebelang zonder daarbij de relatie uit het oog te verliezen.
- Je realiseert kostenbesparingen door processen te stroomlijnen en efficiënter te maken.
Jouw uitdaging
De functie van contractmanager is relatief nieuw binnen het CBG. Het opzetten van en inhoud geven aan professioneel contractmanagement is een uitdaging en een meerjarige klus. Je kunt rekenen op veel ruimte en eigen verantwoordelijkheid om jouw inzichten te verwezenlijken. En op de medewerking van hardwerkende collega’s, zowel binnen als buiten je eigen afdeling. Je staat dus niet alleen, maar je bent wel de enige contractmanager. Dat betekent dat je zichtbaar bent in de organisatie. En omdat het verbeterpotentieel groot is, kun je jouw impact ook al snel herkennen.