Bureau Operaties draagt bij aan de tactische aansturing van de Operatie van Douane Nederland door multidisciplinaire advisering, informatievoorziening en ondersteuning van de directeur Operaties en adjunct-directeur Operaties, het Managementteam Operaties (MTO), de regiodirecties en het DLTC. Bureau Operaties staat ten dienste van de gehele operatie en vormt de schakelfunctie tussen de DG Douane, de landelijke directies en bureaus en de operatie ten behoeve van onder andere parlementaire stukken, uitvoeringstoets en op haalbaarheid van beleid- en besluitvorming en vraagarticulatie op gebied van handhavingsbeleid, bedrijfsvoering en IT. Bureau Operaties voert het secretariaat van het MTO en beschikt over een landelijke programma- en projectenorganisatie t.b.v. de Douane-brede portfolio. Daarnaast zijn een aantal taken bij bureau Operaties belegd die extra aandacht hebben binnen de Douane. Het gaat om het verbeteren van de kwaliteit en de werking van de operationele processen en de advisering en evaluatie vaneen uitvoeringstoets vanuit het uitvoeringsperspectief.
Dit doe je bij de Douane
Bureau Operaties bestaat uit 9 teams, welke worden aangestuurd door 7 teamleiders en een afdelingshoofd. De processen van de Douane zijn verdeeld over 4 Multidisciplinaire Teams (MD teams), waarbij je werkzaam zal zijn in een van deze 4 teams. In de MD teams werken we samen vanuit verschillende functies, te weten een Business Regisseur IT, een procesregisseur, meerdere adviseurs kwaliteit, een procestekenaar, meerdere implementatie managers en binnenkort ook een ketenregisseur.
Deze MD teams ondersteunen de Landelijke Verantwoordelijk Manager (LVM) en/of Regiodirecteur en de Business Owner (IT). Bijvoorbeeld bij het voorbereiden van besluiten op IT gebied door advisering aangaande IT wensen, het beheersen van procesrisico’s en het implementeren van beheersmaatregelen, het maken van procestekeningen, het implementeren van business en IT projecten, het adviseren bij de uitvoering van het Handhavingsplan en (nieuwe) Kadernota’s en regie op veranderingen in de processen en procesmanagement.
Een bijzondere baan, omdat...
Werken bij Bureau Operaties betekent dat je kiest voor een dynamische omgeving. Bureau Operaties ondersteunt en adviseert Operaties, maar werkt ook nauw samen met andere directies en bureaus binnen de Douane. Recent is Bureau Operaties flink gegroeid. Met 110 mensen werken wij samen vanuit verschillende teams: Strategie, Programma’s & Projecten, Voortdurend verbeteren, Domein en Multidisciplinaire teams. Deze versterking van het Bureau Operaties heeft tot doel om de wendbaarheid en daarmee het verandervermogen van de Douane te vergroten in een toenemend complexe omgeving.
Voor het volgende proces zoeken wij een implementatiemanager. De indeling zal naar verwachting wijzigen naar aanleiding van Expertise Doorontwikkeling Douane (EDO) naar:
• Aangifte en Vervoer (1 fte) – standplaats Rotterdam Laan op Zuid 45.
Binnen deze functie is het belangrijk dat:
- Je goed kunt coördineren van complexe implementaties binnen het portfolio van het MD-team als gevolgvan nieuwe wetgeving, procesinnovaties en IT- aanpassingen.
- Je goed kunt overzien wat de impact is van de complexiteit en de verwevenheid met en invloed op andereprojecten of beleidsterreinen en hier naar handelen.
- Je implementatieplannen kunt opstellen bij grotere implementaties, inclusief scope, impact, stakeholdersen planning.
- Je zorg kunt dragen voor een goede samenwerking binnen het implementatieteam en met de stakeholders,zoals de business owner en Business Regisseur IT.
- Je zorg kunt dragen voor adequate communicatie, zowel richting het bedrijfsleven als binnen de Douane intern.
- Je in kaart kunt brengen van de impact van de implementatie op de operatie en de werkzaamheden coördineren die voortvloeien uit deze impact.
- Je kunt sturen op inhoud, samenhang, proces en procedures en actie ondernemen indien de gewenste resultaten niet gehaald dreigen te worden.
- Je tijdig kunt signaleren en bespreken van mogelijke organisatorische, politieke dan wel maatschappelijke afbreukrisico’s en de aanpak aanpassen als dat nodig is.
- Je goed kunt vastleggen van deze mogelijke risico’s in een risicolog en beschrijven eventuele tegenmaatregelen.
- Je periodiek rapportage verzorgd over de voortgang en kwaliteit van de implementatie.
- Je bouwt aan een sterk netwerk en deze onderhoud.
- Je een bijdrage levert aan het uniformeren en professionaliseren van implementatie management binnen de Douane.
Dit zegt een collega over jouw werkomgeving
"Een buitengewoon uitdagende baan in een veelzijdig werkterrein. Samen met je collega’s in het projectteam lever je een belangrijke bijdrage aan de uitgebreide veranderportefeuille. En dit doe je voor de operatie van de Douane, onze opdrachtgevers en klanten van de Douane!" - Danny, teamleider.