In de functie van managementassistent bied je secretariële ondersteuning aan de 6 afdelingen van het van Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Dit doe je als onderdeel van een gezellig team, waarbij je samenwerkt met 3 management assistenten (twee vrouwen en één man). Hierbij heb je jouw eigen werkzaamheden, maar werk je ook zeker samen en is er genoeg ruimte voor humor en gezelligheid. Je weet te prioriteren en levert een bijdrage aan een efficiënte tijdsplanning. Ook organiseer je vergaderingen en overleggen. Daarnaast verzorg jij de organisatie van lunch meetings en borrels en ben je samen met jouw collega’s het aanspreekpunt binnen de organisatie.
Verder:
- Organiseer je vergaderingen, heidagen en evenementen;
- Vraag je autorisaties aan via een registratiesysteem en bestel- en organiseer je op verzoek van de leidinggevenden diversen zaken rondom personele aangelegenheden;
- Schakel je snel tussen verschillende onderwerpen in een dynamische omgeving en kiest daarbij een aanpak en gedragsstijl die past bij de situatie;
- Volg je de ontwikkelingen in de organisatie en omgeving en attendeer je leidinggevenden op zaken die persoonlijke aandacht nodig hebben;
- Beheer je (vertrouwelijke) informatie, documenten en dossiers;
- Maak je een realistische inschatting van urgentie en belang van zaken;
- Assisteer je in ieder geval een afdelingshoofd waarbij wordt gekeken naar een eerlijke verdeling binnen het team.