De wereld om ons heen verandert, de Rijksoverheid verandert en Auditdienst Rijk beweegt mee. Als onafhankelijke, deskundige en betrokken auditdienst hebben wij meerwaarde door ons – naast onze wettelijke taak om financiële verantwoordingen te controleren – steeds meer te richten op wat er op dit moment toe doet. De Auditdienst Rijk wordt aangestuurd door een directieteam, onder leiding van de algemeen directeur. Wij zijn op zoek naar een managementondersteuner die de algemeen directeur en andere directieleden ondersteunt en ontzorgt en de de werkprocesen van het secretariaat coordineert.
Word jij blij van hectiek en is plannen en organiseren jouw tweede natuur? Krijg je energie van het zelfstandig oplossen van problemen die zich voordoen? Vind jij het vanzelfsprekend om coordinerende taken uit te voeren binnen het secretariaat? Heb je echte hands-on mentaliteit en beschik je over een goede dosis humor? Dan is deze functie echt iets voor jou!
Je ondersteunt en ontzorgt de algemeen directeur en andere leden van het directieteam. Je bent de eerste contactpersoon en het visitekaartje voor de algemeen directeur, niet alleen intern, maar ook voor de buitenwereld. Daarom is het ook belangrijk dat je voor je kantoordagen de agenda volgt van de algemeen directeur. Je functioneert als buffer naar de interne en externe omgeving, legt verbanden tussen de verschillende dossiers en ondewerpen en schat de belangen in. Je coordineert ook de werkzaamheden binnen het secretariaat en denkt mee hoe we de werkprocessen efficienter kunnen inrichten. Voor je werkzaamheden schakel je regelmatig met de andere collega’s van de afdeling bestuursondersteuning binnen de ADR en met je collega’s op andere locaties, in totaal ongeveer 20 collega’s.
Je taken bestaan uit:
- Complex agendabeheer en het coordineren van informatiestromen
- Het bewaken van actiepunten en het rappelleren bij achterstand
- Het meelezen van inkomende en uitgaande mail van de algemeen directeur en het prioriteren hiervan waarbij je goed in staat bent om de belangen voor de directeur af te wegen
- Het afhandelen van post en e-mailverkeer
- Het coordineren van de taken en werkstromen binnen het (directie)secretariaat.