Voor de Centrale Organisatie Integriteit van het ministerie van Justitie en Veiligheid, onderdeel van het cluster Secretaris-Generaal, zoeken wij een ervaren Management Ondersteuner.
Wij zoeken naar een management ondersteuner die onze organisatie komt versterken. We bieden een plek waar je algemene ondersteunende taken uitvoert. Zo ben je niet alleen verantwoordelijk voor secretariële ondersteuning van de afdelingsplanning en organisatie (van bijeenkomsten bv.) en verslaglegging. Je bent ook een spil in het op orde helpen brengen en houden van de informatiehuishouding van de afdeling en het toegankelijk en inzichtelijk houden van alle informatie over het integriteitsbeleid van JenV voor alle medewerkers. Een veelzijdige functie dus, in een klein hecht team.
Wat houdt de functie in?
Secretariële ondersteuning (ca. 30% van je tijd):
- Je beheert, bewaakt en deelt agenda’s in van de Centrale Coördinator Integriteit en diens plaatsvervanger, regelt afspraken, houdt een planning bij ten aanzien van diverse reguliere overleggen en lost daarbij (agenda) knelpunten op;
- Je bereidt organisatorisch en administratief vergaderingen en bijeenkomsten voor (inclusief het helpen opstellen van de agenda), verzamelt, selecteert en verspreidt informatie en documentatie en ontvangt bezoekers;
- Je signaleert knelpunten in processen, procedures & planningen en doet voorstellen voor oplossingen ervan;
- Je beantwoordt de telefoon en draagt - op grond van belang en urgentie - zorg voor doorgeleiding en/of afwikkeling/afhandeling van secretariële aangelegenheden;
- Je behandelt de inkomende en uitgaande post (via de functionele mailbox), zorgt voor registratie in DigiJust en helpt met het bewaken van termijnen;
- Je notuleert interne en externe overleggen en helpt de voortgang te bewaken van genomen besluiten en gemaakte afspraken.
Administratie en beheer (ca. 70% van je tijd):
- Ten aanzien van de ICT: je onderhoudt contact met de ICT-coördinator van het cluster over de aanvraag van accounts, overplaatsingen/sims, autorisaties op het netwerk, aanvragen/wijzigingen voor hard- en software en telefonie en het beheer van de diverse systemen;
- Je regelt een reeks van andere activiteiten zoals: catering, boeken van vergaderzalen en bijbehorende faciliteiten, meldingen storingen, problemen met werkruimtes, scan-en of printwerk, etc.
- Draagt zorg voor het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de afdeling en de archivering: dossiervorming en -beheer: aanleggen, completeren, schonen van, DigiJust en andere relevante mappen op de gemeenschappelijke schijf;
- Ondersteunt in het op 1 plek (landingspagina op JenV Connect/Rijksportaal JenV) toegankelijk en inzichtelijk houden van alle relevante informatie over het integriteitsbeleid bij JenV ten behoeve van alle medewerkers van jenV
Speelruimte
- Je legt hiërarchisch verantwoording af aan de Centrale Coördinator Integriteit over de efficiency en inhoudelijke kwaliteit van de secretariële en administratieve ondersteuning die je levert.
- Je neemt beslissingen ten aanzien van de planning, voortgang en uitvoering van de eigen werkzaamheden. Uitgangspunt is dat je vertrouwen en handelingsruimte krijgt om optimaal bij te dragen aan de resultaten die het team wil neerzetten.