Als managementassistent ben je breder bezig dan dat je misschien denkt! Jij bent de rechterhand van het afdelingshoofd en ontzorgt haar zodat zij zich volledig kan richten op de inhoud van het werk en daar draag jij indirect aan bij: veiligheid van voedsel- en consumentenproducten. Kort gezegd; veel verantwoordelijkheden, uitdagingen, afwisseling en maatschappelijke relevantie. Wil je werken bij een organisatie die er écht toe doet? Dan ben jij de managementassistent waar we naar op zoek zijn!
Vanwege uitbreiding zoekt de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA), Directie Handhaven een nieuwe collega managementassistent. Je maakt deel uit van het team Managementondersteuning van de Directie Handhaven en wordt gekoppeld aan de divisie Laboratoria.
Wat ga je doen?
Als managementassistent ben jij de onmisbare schakel binnen ons team. Je houdt van afwisseling, want geen dag is hetzelfde! Jouw verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Complex agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda van het afdelingshoofd tot in de puntjes wordt geregeld. Of het nu gaat om belangrijke afspraken of last-minute wijzigingen, jij hebt alles onder controle;
- Managementondersteuning: Van het reserveren van vergaderzalen (intern of extern) tot het organiseren van bijeenkomsten en het beheren van de mailbox van je afdelingshoofd;
- Voorbereiding MT-vergaderingen en notuleren: Jij zorgt dat de voorbereiding van de vergaderingen goed en gestructureerd verloopt, legt vergaderingen vast en noteert acties en besluiten en zorgt voor goede archivering;
- Extra taken: Afhankelijk van de situatie ondersteun je bijvoorbeeld bij wervings- en selectieprocedures of zet je facilitaire verzoeken uit bij de Servicedesk. Jij bent het kloppend hart van het team en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.
- Ruimte voor groei: Er is altijd ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden op je te nemen en jezelf verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door deel te nemen aan interne projecten of opleidingen.
Verder werk je in deze functie hybride. Je hebt de mogelijkheid om zowel op kantoor als thuis te werken. Gemiddeld is dat twee dagen op kantoor en de overige dagen thuis. Dit is af te stemmen met je leidinggevende.
Hoe vinden jouw mogelijk nieuwe collega’s het om bij de NVWA te werken als managementassistent?
Julia, managementassistent afdelingshoofd Directiestaf:
“Als managementassistent geniet ik ervan om als onmisbaar onderdeel van het team te worden gezien. Het is geweldig om te ervaren hoe ik het leven van mijn manager zoveel makkelijker kan maken en rust kan brengen in de chaos van hun dagelijks leven. Het proactief regelen van zaken voordat anderen bedacht hebben dat dit moet gebeuren, maakt mijn werk elke dag weer uitdagend. Ik vind het fantastisch om bij te dragen aan een gestroomlijnde werkomgeving en ik ben blij dat ik daar ook alle ruimte voor krijg binnen de NVWA.
Als managementondersteuner bij de NVWA ben je nooit uitgeleerd!”
Alicia, managementassistent afdelingshoofd Regie:
“Het werk is erg divers. Het ene moment ben je bezig met de agenda voor de desbetreffende manager waarvoor je werkt en het andere moment moet je alles rondom een locatie regelen voor een teamleider. Geen 1 dag is hetzelfde. Wat maakt dat het heel erg afwisselend is en daar houd ik van.”
Voor de selectie van deze vacature maken wij gebruik van een persoonlijkheidsvragenlijst. Als je bent geselecteerd na de brief en cv selectie, dan ontvang je van ons een link naar een online persoonlijkheidsvragenlijst. Deze link zal je dus pas ontvangen na de sluitingsdatum van deze vacature