Wat ga je doen?
Het ontzorgen van de directeur en voor bepaalde taken de (drie) afdelingshoofden van de directie Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie (SBT) is je hoofdtaak. Je bent hun aanspreekpunt en verantwoordelijk voor hun secretariële en organisatorische ondersteuning.
We zoeken een proactieve collega die snel ‘to the point’ komt en weet wat nodig is om maximaal te ontzorgen. Eigenlijk is geen dag is hetzelfde maar qua werkzaamheden kun je denken aan:
- Intensief agendabeheer
- Onderhouden van interne en externe contacten
- Organiseren van diverse soorten bijeenkomsten, van vergaderingen en teamoverleggen tot aan borrels, heidagen en diners, inclusief het regelen van accommodaties en catering en het meedenken over het programma
- Voorbereiden en opstellen van de agenda van overleggen, inclusief het verzamelen van stukken en de vastlegging van bepaalde overleggen
- Meelezen van de inkomende en uitgaande e-mail van je directeur en het prioriteren hiervan, waarbij je goed in staat bent om de belangen van de directeur te signaleren
Je bent de eerste contactpersoon en het representatieve visitekaartje van de directeur SBT, niet alleen als intern aanspreekpunt, maar ook voor de buitenwereld. Natuurlijk ben je integer en ga je discreet om met vertrouwelijke en gevoelige informatie. Je zoekt op het juiste moment afstemming met je directeur of het afdelingshoofd, en betrokken collega’s. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is in ontwikkeling en daarom zoeken we een collega die graag meedenkt, bijvoorbeeld hoe we werkprocessen efficiënter kunnen inrichten, er is veel ruimte voor eigen initiatief.
Je werkt in deze functie zelfstandig en in teamverband. Je werkt samen met de andere collega’s van het team en samen zorgen jullie voor een optimaal functionerend team Secretariaat. Afhankelijk van de afspraken die je met de directeur maakt, sluit jouw aanwezigheid op kantoor aan op de aanwezigheid van de directeur die je ondersteunt.