De afdeling Management, bestaande uit 4 directieleden, kan rekenen op jouw organisatorische en secretariële ondersteuning. Met jouw vaardigheden draag je bij aan het ontzorgen van het management. Je krijgt hierbij veel zelfstandigheid, maar je werkt natuurlijk ook samen met je collega managementondersteuners.
Als managementondersteuner fungeer je als vraagbaak. Met een stralende glimlach sta je iedereen vakkundig te woord. Door het compleet en op tijd aanleveren van de juiste gegevens en overzichten zorg jij ervoor dat iedereen zijn werk goed kan doen. Samen met drie andere collega’s vorm je het team bureau management ondersteuning (BMO).
Jouw werkzaamheden
- je geeft secretariële ondersteuning aan het management en beheert de agenda van de directieleden;
- je organiseert diverse vergaderingen en bereidt die tot in de puntjes voor. Je notuleert en verzorgt inhoudelijke verslaglegging;
- je completeert vergaderstukken en voegt relevante achtergrondinformatie bij;
- je bewaakt de voortgang en opvolging van gemaakte afspraken en genomen besluiten;
- je bent het eerste aanspreekpunt, zowel telefonisch als schriftelijk, voor interne medewerkers en externe instanties;
- je bent vraagbaak en contactpersoon voor relevante, algemene en procedurele aangelegenheden van de directie en/of dienst;
- je onderhoudt en verzorgt inkomende en uitgaande post en correspondentie op belang en urgentie;
- je legt dossiers en archieven aan.