De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen (DV) één vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR Managementondersteuner S7). Het betreft hierbij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Voorafgaand aan een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd kan een jaarcontract worden aangeboden.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Den Haag aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een flexibele en daadkrachtige ondersteuning van het Managementteam (MT).
Wat ga je doen?
“Als Managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische directie, waarbij de focus ligt op het plannen en organiseren én het ontzorgen van de directeur en de tactisch managers van het Managementteam (MT) Dienstverlenen (DV). Daarnaast coördineer en bewaak je diverse werkzaamheden binnen het secretariaat.?
Als Managementondersteuner ben je het visitekaartje van de directie Dienstverlenen en geef je secretariële ondersteuning aan het MT DV. Je werkt samen met andere managementondersteuners van DV. Bij afwezigheid vervang je elkaar. Ook werk je samen met de leden van de staf DV en de managementondersteuners van andere directies bij het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden, waarbij kennisdeling erg belangrijk is.
Je bent de toegang tot het MT DV voor de interne organisatie en externe partijen. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van diverse onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de verantwoordelijke medewerker.
Daarnaast beheer je de agenda van meerdere MT leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken collega's. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT leden, je schat de urgentie in van inkomende mail en waar nodig actie onderneemt. Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet mails en stukken voor de vergaderingen van de MT leden klaar in het administratieve systeem (iBABS).
Verder bewaak je de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Ook signaleer je knelpunten en draagt hiervoor proactief verbeteringen aan.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Secretariële ondersteuning van het MT;
- Beheer van de agenda en mailbox;
- Beantwoording van de telefoon en verschaffen van informatie;
- Flexibiliteit in werkomgang;
- Bewaken van voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken;
- Bijdragen aan het organiseren van interne evenementen.