De Immigratie- en Naturalisatiedienst heeft bij de directie Dienstverlenen één vacature voor de functie van Managementondersteuner (FGR: Managementondersteuner S6). Het betreft een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, voorafgaand kan er een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd worden aangeboden.
In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Daarbij wordt verwacht dat je op locatie in Zwolle aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is. Afstemming hierover gaat in overleg met je leidinggevende.
Migratie gaat om mensen. Mensen vragen asiel, willen hier studeren, bieden hier hun kennis aan, willen hier werken, of willen gewoon Nederlander worden. Dit brengt veelzijdige vraagstukken die vragen om een flexibele en daadkrachtige ondersteuning van het Managementteam (MT).
Wat ga je doen?
“Als Managementondersteuner ga je als een duizendpoot te werk binnen een dynamische directie, waarbij de focus ligt op het plannen en organiseren én het ontzorgen van de managers van het Managementteam (MT) van Bureau Documenten (DV).”
Als Managementondersteuner geef je secretariële ondersteuning aan het MT Bdoc. Je werkt samen met andere managementondersteuners van DV en de portefeuilles zijn verdeeld. Bij afwezigheid vervang je elkaar. Ook werk je samen met de leden van de staf DV en de managementondersteuners van andere directies bij het uitvoeren van algemene directie-ondersteunende werkzaamheden, waarbij kennisdeling erg belangrijk is.
Je bent de toegang tot het MT DV voor de interne organisatie en externe partijen. Je beantwoordt de telefoon, verstrekt inhoudelijke informatie over de stand van zaken van diverse onderwerpen en je verwijst zo nodig door naar de verantwoordelijke medewerker.
Daarnaast beheer je de agenda van vier MT leden en stemt deze in goed overleg af met relevante partijen. Je zet verzoeken voor de verschillende overleggen uit bij de betrokken collega's. Daarnaast beheer je de mailbox van de MT leden en behandel je inkomende en uitgaande post. Daarbij schat je de urgentie van de berichten in en maakt daarvan eventueel samenvattingen voor het MT lid.
Verder bewaak je de voortgang en afhandeling van gemaakte afspraken en genomen besluiten. Ook signaleer je knelpunten en draagt hiervoor proactief verbeteringen aan.
Je verzorgt de verwerking en afhandeling van vertrouwelijke stukken. Je zet de stukken voor de overleggen van de directeur/MT leden klaar in het administratieve systeem (iBABS) en indien nodig zorg je voor de logistieke organisatie van binnen- en buitenlandse bezoeken inclusief de administratieve afhandeling daarvan.
Je komt terecht in een dynamisch team waarbij eigen inbreng en initiatief wordt gestimuleerd.
De voornaamste elementen in jouw rol zijn:
- Secretariële ondersteuning van het MT;
- Beheer van de agenda en mailbox;
- Beantwoording van de telefoon en verschaffen van informatie.