Ben jij een doorgewinterde managementondersteuner, heb jij een hart voor erfgoed en vind je het leuk om met mensen om te gaan? Wacht niet en solliciteer direct naar deze vacature bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed!
Bij de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) ben je als managementondersteuner verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie op alle fronten.
Naast een proactieve planner ben je een betrouwbare en discrete (gespreks)partner voor de afdelingshoofden die je ondersteunt. Je beheert hun agenda's, plant afspraken en zorgt ervoor dat een werkdag soepel verloopt. Dit zodat de afdelingshoofden optimaal worden ontzorgd en zich volledig kunnen concentreren op hun werkzaamheden. Hierbij krijg je het vertrouwen om vanuit je eigen vakmanschap beslissingen te nemen en prioriteiten te stellen. Daarnaast is het belangrijk dat je affiniteit hebt met het erfgoedveld, snel herkent waar de ondersteuningsbehoefte zit en weet op welke manier jij daar het best aan kunt beantwoorden.
Je bent als managementondersteuner een organisatorische ‘spin in het web’ en je weet wat er speelt. Zo ben je vaak het eerste aanspreekpunt en een verbindende schakel voor interne en externe contacten. Je bewaakt de voortgang, lost knelpunten op en beoordeelt binnenkomende e-mails en telefoongesprekken op inhoud, belang en urgentie. Ook heb je aandacht voor medewerkers in de afdeling, zodat je een signalerende functie richting de afdelingshoofden hebt voor wie je werkt. Hierbij ben je een verbindende schakel tussen management en medewerkers.
Naast de directe ondersteuning van de afdelingshoofden Landschap en Archeologie, maak je deel uit van het team managementondersteuning en voer je teamoverstijgende taken uit. Zo biedt je ondersteuning als gastvrouw bij evenementen, help je burgers met vragen over subsidies met het maken van een afspraak en voer je zo nu en dan administratieve taken uit die niet per se zijn te herleiden tot de afdelingen waar je voor werkt, maar wel in het belang zijn van de organisatie. Organisatorisch maak je onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Deze afdeling verzorgt de ondersteuning voor de hele organisatie. De afdelingshoofden voor wie je gaat werken, zijn dus niet je hiërarchisch leidinggevende.
Op momenten dat het voor de uitvoering van je functie, of om organisatorische redenen nodig is, zien we je graag op het kantoor van de RCE in Amersfoort. Op andere momenten is het ook mogelijk om thuis te werken. Momenteel is aanwezigheid op de vrijdagen van belang.