Heb jij ervaring als managementondersteuner en ben je een breed en gevarieerd takenpakket gewend? Wil jij komen werken bij een overheidsorganisatie die maatschappelijk relevant werk doet voor Nederland? Dan nodigen wij je uit te reageren!
Als managementondersteuner bied je secretariële en administratieve ondersteuning aan vier teammanagers en de medewerkers van de gehele divisie Bedrijfsvoering. Je beheert de agenda en de mailbox van de vier teammanagers en ben je achtervang voor het divisiehoofd. Je maakt afspraken en stemt deze in goed overleg af, waarbij je de juiste prioriteiten stelt en daardoor bijdraagt aan een efficiënte tijdsplanning. Je organiseert uiteenlopende vergaderingen, stelt agenda’s op en je zorgt tijdig voor de juiste stukken voor de vergadering. Je notuleert/stelt verslagen op en bewaakt de naleving van de gemaakte afspraken, de routing en de termijnen hiervan. Verder volg je de ontwikkelingen binnen de organisatie en omgeving en attendeer je MT-leden op de ontwikkelingen en zaken die (extra) aandacht vragen. Het beheren van vertrouwelijke informatie, dossiers en documenten behoort ook tot je takenpakket.
Tevens behoren de onderstaande werkzaamheden ook tot jouw functie:
- Het behandelen van in-, en uitgaande MT-correspondentie;
- Het ontvangen en begeleiden van bezoek;
- Het invoeren van bestellingen in het inkoopsysteem;
- Het reserveren van vergaderzalen;
- Het (mede) organiseren van evenementen.
- Het ondersteunen bij personeelsaangelegenheden o.a. administratieve afhandeling sollicitaties, NFI-toetsgesprekken en aanmelden nieuwe medewerkers, stagiaires en ziek- en betermeldingen.