Functieomschrijving
3 redenen waarom dit jouw baan is
- Omdat jij graag je verantwoordelijkheid neemt, maar er ook met je collega-managementondersteuners om kan lachen als het een keer helemaal misgaat.
- Omdat jij een hoge prio geeft aan goede dienstverlening. Je doet sowieso graag iets voor een ander.
- Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.
Jij doet het!
Bij de directie Azië en Oceanië werk je in een team van drie managementondersteuners. Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor “jouw” afdeling.
Het kloppend hart van de afdeling dus!
Wat ga je doen?
Je ontzorgt door secretariële en administratieve taken op te pakken.
Denk hierbij aan:
- Beheren van agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
- Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken.
- Optimale ondersteuning bij het organiseren van vergaderingen, conferenties en congressen.
- Ondersteunen bij de digitale stukkenstroom; van invoering in de systemen tot verzending.
- Ondersteunen bij het reguliere gebruik van ICT-systemen (stukkenstroom, video-conferencing, dienstreizen, etc.)
Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.
Een dag uit leven van Managementondersteuner bij DAO:
Als ik ochtends op mijn werkplek arriveer dan vragen mijn collega’s hoe het gaat en hoe mijn avond/weekend was. Ik begin de dag met het doornemen van de algemene mailbox en beoordeel welke mails belangrijk zijn. Met mijn leidinggevende bespreek ik zijn dienstreis naar Ankara en kijk welk ticket en hotel ik daar het beste voor kan boeken. Ik vraag nog enige praktische informatie op bij de ambassade. Later die ochtend heb ik het wekelijkse overleg met het team voor de jaarlijkse BZ-Strategiedagen, een groot evenement waar ik meedenk over de planning, afspraken maak met externe partijen, sessies inboek en zorg dat de juiste facturen naar de financiële administratie worden gestuurd. In de lunchpauze ga ik met twee collega’s even buiten een wandeling maken in het park met een broodje. Bij terugkomst loop ik langs de postkamer om te kijken of er nog iets ligt voor de directie. Ik haal ook de bloemen op voor een nieuwe collega die net begint. Terug op de werkplek open ik de digitale samenwerkingsruimte van DAO om deze bij te werken zodat alle informatie waartoe collega’s toegang moeten hebben actueel is. Later die middag komt de nieuwe ambassadeur van Sri Lanka op kennismakingsbezoek. Ik haal haar op en zorg dat ze op tijd in het zaaltje is en zorg samen met de collega’s van de facilitaire dienst dat alles succesvol verloopt. Na afloop drinken we met de collega’s nog een drankje tijdens de maandelijkse DAO-borrel.