Heb je oog voor detail, kun je snel schakelen en werk je graag in een dynamische omgeving? Dan zoeken wij jou als Managementondersteuner!
Bij de Generale Thesaurie (een directoraat-generaal binnen het Ministerie van Financiën) voeren we als schatkistbewaarder essentiële taken uit voor de Nederlandse samenleving. Daarmee hebben we een belangrijke maatschappelijke betekenis. Als managementondersteuner voor de thesaurier-generaal (directeur-generaal (DG) van de Generale Thesaurie) heb je dan ook een afwisselende functie met uitdagende taken en verantwoordelijkheden. In deze veelzijdige functie ben je de rechterhand van de thesaurier-generaal (TG). Je zorgt voor een efficiënte administratieve en operationele ondersteuning. Of het nu gaat om agendabeheer, voorbereiding van vergaderingen of verzorging van rapportages: jij houdt alles soepel draaiend.
Jij bent verantwoordelijk voor de allround secretariële en organisatorische ondersteuning van de thesaurier-generaal. Vertrouwelijkheid en actualiteit zijn aan de orde van de dag. Je hebt dagelijks veel contacten met alle onderdelen van het ministerie van Financiën, en met vele externe partijen, in binnen- en buitenland zoals andere ministeries, organisaties in de financiële sector, politieke organisaties en Europese en internationale organisaties.
Kortom: een behoorlijk dynamische omgeving. Als managementondersteuner leid je deze contacten in goede banen. Ook ondersteun je de collega’s bij de informatievoorziening richting de ambtelijke leiding van het ministerie van Financiën en haar bewindspersonen. Daarbij kun je informatie die binnenkomt filteren en prioriteiten stellen.
Je werkt nauw samen met de managementondersteuner van de plaatsvervangend thesaurier-generaal. Jullie vormen een hecht team met de managementondersteuners van de verschillende directeuren binnen de Generale Thesaurie. Daarbij heb je een coördinerende rol en zorg je voor goede samenwerking en achtervang tussen de secretariaten van de GT. Daarnaast werk je samen met de TG-secretaris, inhoudelijk adviseur van de TG.
De omgangsvormen binnen de Generale Thesaurie zijn informeel en er is veel aandacht voor elkaar en ieders ontwikkelmogelijkheden.
Concreet heb je onder meer de volgende taken:
- Je beheert de agenda van de thesaurier-generaal en onderhoudt zowel intern als externe contacten (nationaal en internationaal). Ook beoordeel je verzoeken, stel je prioriteiten bij het maken van afspraken en zorg je ervoor dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
- Je bent het eerste aanspreekpunt en coördineert de digitale informatiestroom over gemaakte afspraken en vragen van en naar bewindspersonen, andere directies in de organisatie en extern relaties.
- Je beoordeelt de binnenkomende telefoongesprekken op inhoud en belang. Indien mogelijk verstrek je zelf de benodigde informatie of verwijs je naar de betrokken directeuren, directies of instanties.
- Je schat binnengekomen correspondentie in op belang en urgentie en voegt op eigen initiatief en naar eigen inzicht benodigde informatie voor de afhandeling toe.
- Je zorgt voor goede samenwerking tussen de secretariaten van de GT en vervult een coördinerende rol als het gaat om achtervang en samenwerking bij piekdrukte.