Als officemanager ben je de spin in het web die zorgt dat de programmadirecteur en haar plaatsvervanger optimaal leiding kunnen geven aan het programma. Je haalt er voldoening uit dat hun agenda's op orde zijn en dat zij op tijd over al hun stukken beschikken. Je vindt het leuk om hierover veel uiteenlopende contacten te hebben met collega's binnen en buiten het programma. Zeker in drukke periodes zorg jij voor overzicht en rust.
Daarnaast ben je een vraagbaak voor de rest van de directie voor zaken als IT-middelen of huisvesting. Ook ben je betrokken bij de organisatie van teamactiviteiten, zowel inhoudelijke sessies als bijeenkomsten voor saamhorigheid. Deze taken doe je samen met je collega's van het programmabureau: een vrolijk, jong team dat zich bezighoudt met alle programmabrede onderwerpen, zoals financiën, personeelszaken, beleid en communicatie.
Je vervult secretarieel, organisatorisch en administratief ondersteunende werkzaamheden:
- (coördineert) het secretarieel (administratief) beheer rekening houdend met gestelde prioriteiten;
- (coördineert) de afhandeling van naar aard en inhoud verscheidene en uiteenlopende vragen, verzoeken en gesprekken;
- Coördineert complexe informatiestromen;
- Fungeert als "buffer" naar de interne organisatie en externe omgeving;
- Het op basis van inschatting van het belang en de urgentie leggen van verbanden en afweging consequenties van handelen, het bewaken de voortgang en afhandeling, signaleren en rappelleren;
- Het verstrekken van informatie van algemeen inhoudelijke en procedurele aard en administratieve en organisatorische processen;
- Het zorg dragen voor verslaglegging, notuleren en uitwerking en opstellen stukken en verzorging correspondentie op globale aanwijzing administratieve, logistieke en organisatorische ondersteuning van algemene aard;
- Het ontvangen en te woord staan van bezoekers;
- Het aanleggen en bijhouden werkdossiers;
- Het samenstellen van (management)overzichten.