Rijkswaterstaat vernieuwt haar kantoren. Tot 2029 brengen we het aantal vierkante meters terug, verduurzamen we faciliteiten en moderniseren we werkplekken. Dit doen we met een programmateam waarin vastgoedmanagement, ICT en facilitaire zaken samenwerken. Voor dit nieuwe programmateam zoeken we een projectsecretaris facility management (FM) die energie krijgt van plannen en organiseren en die het leuk vindt om een verbindende rol te spelen. Een belangrijke schakel binnen het programma. Klinkt dit als jouw uitdaging? Reageer dan snel!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Je bent het aanspreekpunt voor het programmateam, andere collega's, ketenpartners en overige stakeholders van het programma en soms de eindgebruiker. Je ondersteunt en ontzorgt het programmateam bestaande uit de programmamanager, de integraal projectmanager en de projectleiders om alle activiteiten die tot het programma behoren soepel te laten verlopen.
Een belangrijk deel van jouw werk is het plannen van overleggen en het bijhouden van actielijsten. Je beheert en coördineert de informatiestromen die betrekking hebben op het programma en weet deze te filteren en prioriteren. Je ondersteunt in het opstellen van de overall projectplanning, programma- en projectdossiers en zorgt dat deze goed vindbaar en actueel zijn. Je kijkt vooruit en geeft (ongevraagd) advies voor de benodigde acties.
Jouw taken vervul je als:
- agenda-goeroe: je zorgt voor strak agendabeheer en een soepel verloop van overleggen en afspraken
- procesbewaker: je zorgt ervoor dat diverse processen (zoals financiën, voorbereiden stuurgroep bijeenkomsten, persoonlijke werkafspraken en sociale cohesie) goed verlopen en ziet waar dingen nog beter kunnen.
- teamspeler: je toont betrokkenheid, hebt oog voor lief en leed, en werkt mee aan teamactiviteiten
- ogen en oren van het programmateam Toekomstbestendige Kantoren (TBK): Je ziet kansen voor het goed positioneren van het team en voor relatiemanagement
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Jij haalt voldoening uit het plannen en organiseren van verschillende taken en vindt het heerlijk om een verbindende rol te spelen binnen een team. Jij houdt van het ontzorgen van anderen, met aandacht voor detail en een scherp oog voor wat er speelt. En het geeft jou energie om bij te dragen aan een soepel en efficiënt programma.
Wat wij aan jou waarderen
Je bent vaardig in plannen, structureren en organiseren en voelt goed aan welke belangen er spelen binnen een organisatie. Kennis van Microsoft Projects is een pre. Daardoor ben je wendbaar en kun je snel schakelen wanneer dat wordt gevraagd. Voor jou staat de kwaliteit van onze dienstverlening hoog in het vaandel. Daarom signaleer je knelpunten en denk je mee over verbetermogelijkheden én neem je initiatieven om deze te implementeren.
Je bent je bewust van de (in)formele regels, verschillende posities, ontwikkelingen, gevoeligheden en krachtenvelden binnen de organisatie en handelt hiernaar. Uiteraard herken je je in onze kernwaarden: resultaatgericht, aanspreekbaar, dienstverlenend, integer, ondernemend en verbindend.
Wil je eerst inhoudelijk meer weten over de functie of het team voordat je gaat solliciteren of ben je erg nieuwsgierig naar hoe deze baan er in de praktijk uitziet? Bel of app met Ruud Overste, programmamanager, via 06-55214541. Hij staat je graag te woord!