Werken aan een open overheid bij RVO

Open overheid als werkgever

Aanvankelijk zag hij zichzelf niet bij een overheidsorganisatie werken. Het leek hem te log, te traag, te ambtelijk. ‘In mijn vorige baan was ik consultant bij een softwareleverancier. De klanten? Voornamelijk gemeenten en omgevingsdiensten. Daardoor leerde ik de wereld van de overheid van dichtbij kennen. Daar zag ik in de projecten die ik leidde, hoe enthousiast ambtenaren over hun vakgebied waren. Bevlogen, gemotiveerd.’ Die gedrevenheid herkende hij. En zo kreeg Werner het idee dat werken bij de overheid zeker ook iets voor hem was.

Dit verdien je als DIV-adviseur en dataspecialist bij de Rijksoverheid: in deze tabel zie je de salarissen bij bovenstaande schalen.

Vacature voor adviseur informatievoorziening

Toen de vacature voor een adviseur documentaire informatievoorziening (DIV) bij RVO voorbijkwam, was het pleit dan ook snel beslecht. Een brede uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK), gericht op ondernemers, dat sprak Werner extra aan. ‘Juist omdat ik zelf ooit ondernemer was. Net als mijn ouders, schoonouders en zwagers. EZK bedenkt allerlei beleid voor ondernemend Nederland en wij voeren dat uit. Of het nu gaat om subsidieverlening voor zonnepanelen, of advies geven over energie, duurzaam ondernemen of zakendoen over de grenzen.’ 

Waarom is een open overheid nodig?

RVO doet net als alle rijksorganisaties mee met het actieplan ‘Open op Orde’. Daarmee wil de Rijksoverheid haar informatiehuishouding verbeteren en transparanter maken. Dat is hard nodig, vindt Werner. ‘In de toeslagenaffaire werd dit pijnlijk duidelijk. Iedereen heeft het in de media kunnen lezen. Ouders die een WOB-verzoek deden, kregen zwartgelakte documenten retour. Informatie kwam laat, was niet vindbaar of werd onvoldoende openbaar gemaakt. Allemaal zaken die echt niet kunnen. Overheidsinformatie moet openbaar en beschikbaar zijn. Of het nu voor journalisten, burgers of bedrijven is. Aan zo'n open overheid wil ik bij RVO aan bijdragen.’

Programma gericht op open overheid

Om het rijksbrede actieplan ‘Open op Orde’ praktisch uit te werken, heeft EZK een programma ingericht met de titel ‘Transparantie in Informatie’. ‘Binnen het programma voor een open overheid zijn de doelen van het actieplan specifiek gemaakt voor onze organisaties, onze mensen en onze processen. Wij zetten het nu concreet in gang, zodat de informatiehuishouding van RVO beter duurzaam toegankelijk wordt’, verduidelijkt Werner. ‘Daarin nemen we alle afdelingen en teams stapje voor stapje mee.’ Het leuke daaraan is dat je de wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet en het beleid vanuit EZK, toepasbaar en concreet maakt. Je hoeft daarvoor geen IT’er te zijn, vindt hij. ‘Maar het is wel handig als je een idee hebt van wat bepaalde systemen kunnen. Dat je mee kunt praten.’

Bewaartermijnen van informatie bepalen

Werner houdt zich onder andere bezig met bewaartermijnen. De Archiefwet schrijft voor dat elke overheidsorganisatie in selectielijsten vastlegt welke informatie bewaard wordt en hoe lang. ‘Afhankelijk van de zwaarte van de informatie moeten de gegevens een x aantal jaren bewaard blijven. Daarna moet de data ofwel vernietigd worden, ofwel overgebracht worden naar het Nationaal Archief. Het bepalen van hoelang iets bewaard moet blijven in het kader van een open overheid, doen we binnen het bewaartermijnenteam.’ Dat lijkt eenvoudiger dan het is, benadrukt Werner. ‘Je kunt wel zeggen dat je bijvoorbeeld een categorie subsidieverleningen hebt, maar wat doe je dan met een proces dat net geen subsidieverlening is, maar ook net geen registratie? Dit soort puzzels maken mijn werk zo interessant.’

Op weg naar een open overheid

‘Ons team is druk met het selecteren van alle informatieobjecten, van e-mails tot rapportages. En we geven adviezen aan de eigenaren van deze informatie – dat is meestal een portefeuillehouder. Een voorbeeld? Als iemand een subsidie bij RVO aanvraagt, dan worden allerlei gegevens verwerkt. Daaruit komen diverse documenten voort. Vervolgens zijn er 2 smaken: de subsidie wordt toegekend of afgewezen. Alle informatie die hieruit voortkomt, willen wij in het kader van een open overheid 10 jaar bewaren, zodat als iemand daar later vragen over heeft, die beantwoord kunnen worden. Dus alles wat je in zo’n traject doet, is belangrijk. Dát is transparant zijn.’

Gedrag van medewerkers ook van belang

Er is veel leuk aan zijn werk, vindt Werner. Zoals het multidisciplinair werken. ‘Wij hebben contact met procesadviseurs, projectleiders, IT, juristen en de business uitvoerders zelf’. Een van de eerste stappen naar een open overheid is namelijk in kaart brengen hoe een proces er precies uitziet, voordat wij dat onder handen gaan nemen. Ook overleggen we soms met een gedragsadviseur. Zeker als er al 20 jaar op een bepaalde manier wordt gewerkt en we denken dat dat nu anders moet. Dan kijken we gezamenlijk hoe we dat dan in het gedrag van medewerkers kunnen realiseren.’

Life cycle management en documenten opslaan

Op de afdeling waar Werner werkt, speelt nog meer. Hij haalt lifecycle management aan als een van de voorbeelden. ‘Als er een nieuwe applicatie wordt aangeschaft, moet ook het archiveringsvraagstuk daarin worden meegenomen. Ook als een applicatie uitgefaseerd wordt, moet er met die informatie nog wat gedaan worden. Dat regelen wij.’ Of denk aan adviezen over de opslag van documenten in het kader van een open overheid. ‘We proberen medewerkers bij te brengen dat ze alles netjes in het daarvoor bedoelde systeem plaatsen, goed archiveerbaar, per onderwerp of op jaartal gegroepeerd. Tijdens onze presentaties laten we mensen het belang hiervan aan den lijve ondervinden. Bijvoorbeeld door te vragen in hoeveel minuten ze het programma van eisen van een aanbesteding kunnen terugvinden die ze 3 jaar geleden gedaan hebben… Met een goede structuur lukt dat met een paar klikjes. Zo brengen we bewustwording op gang, dat vind ik mooi om te doen.’

Hybride werken

Dankzij hybride werken krijgt Werner veel gedaan op 1 dag. ‘Door te overleggen via Teams kun je veel meer mensen spreken dan voorheen het geval was. Je hoeft niet naar de andere kant van het land te rijden voor een uurtje overleg.’ Daarnaast vindt er geregeld op kantoor een adviseursoverleg plaats. Dat kan in Assen zijn, maar ook in Zwolle of Utrecht, en soms in Den Haag. RVO heeft namelijk vestigingen door heel Nederland. ‘Al komt Den Haag vaker onze kant op.’ Kortom: als het nodig is of als hij er zin heeft, is Werner op kantoor te vinden. En als hij lekker thuis wil werken in Nijverdal, doet hij dat. ‘Ik heb kleine kinderen. Soms is het makkelijk om even je kind ergens een uurtje heen te brengen. Die tijd haal ik dan in de avonduren in. Het gaat erom dat ik mijn werk gedaan krijg.’

Oneindige mogelijkheden

Zin in een nieuwe rol of functie heeft Werner nog niet, want hij zit nog maar een half jaar bij RVO. Maar om hem heen ziet hij veel beweging. Van collega’s die een tijdje meedraaien op een andere afdeling tot mensen die hun carrière binnen de organisatie een nieuwe wending geven. ‘Je zit hier niet vast in je functie. Bovendien zijn er zoveel projecten. Wat je zelf leuk en interessant vindt, kun je naar jezelf toetrekken.’ Ook zijn er volop opleidingsmogelijkheden, vertelt hij. ‘Ik werkte hier nog maar net toen ik al de kans kreeg om met de hele afdeling een hele week een training in E-docs, ons documentmanagementsysteem, te volgen. Overigens zit ik in mijn laatste jaar hbo ICT, waarbij ik me richt op de bedrijfskundige kant. Ik studeer bijna af. Ik hoor dat veel collega’s ook een dergelijke opleiding volgen, betaald door RVO. Hoe fijn is dat?’