Bij de Rijksoverheid werken 155.000 ambtenaren. De personeels- en salarisadministratie voor deze enorme groep is het werk van O&P Rijk. Daarnaast hebben 5 grote HR-dienstverleners binnen het Rijk ook hun eigen HR-afdeling. Hoe weet je dan precies welke processen en applicaties er zijn? Dat overzicht maken business architecten Jeannette Benschop en Evelien Groenendal samen met andere vertegenwoordigers in het project HR-procesarchitectuur Rijk.
Hier werken IT-architecten over organisatiegrenzen heen
Evelien Groenendal
Business Architect P-Direkt - O&P Rijk
Publicatiedatum 11-11-2021
Business architecten brengen HR life cycle in kaart
Inmiddels zijn er enorme overzichten gemaakt met onder andere tools als Archi, Miro en Scrumbler. Naast O&P Rijk is gekeken naar de processen en applicaties van Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Belastingdienst, Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat. Evelien: ‘We hebben de hele HR life cycle omschreven en een onderscheid gemaakt in verschillende processen, namelijk: organisatie en formatie, werving en selectie, indiensttreding, gezond veilig en vitaal werken, beloning, ontwikkeling, mobiliteit en uitdiensttreding. De processen en applicaties zijn nu in kaart gebracht. De volgende stap is een overzicht van de objecten in een objectmodel. De uiteindelijke resultaten worden getoetst waar nodig en daarna voorgelegd aan onze opdrachtgever.’
‘Waarom zouden we het allemaal zelf los van elkaar moeten doen?’
Niet mengen in bedrijfsvoering
Beide architecten zien het project als een kans om uiteindelijk meer op een uniforme manier te gaan werken. Jeannette: ‘Om de mogelijkheden voor samenwerking op het gebied van HR in kaart te brengen is het belangrijk dat we weten welke HR-processen er zijn en welke applicaties deze ondersteunen. Onze opdracht was om het totaal aan processen en applicaties inzichtelijk te maken, maar ons niet te mengen in de bedrijfsvoering. We proberen daarom wel hoog over te blijven kijken. Per ministerie zullen er altijd verschillen zijn. Een gevangenismedewerker krijgt bijvoorbeeld een toelage voor onregelmatige werktijden. Daar is weer een ander proces voor nodig. Er zijn ministeries die de werving en selectie zelf doen, en andere ministeries die het door O&P Rijk laten verzorgen met de tool Succesfactors. Het applicatiebeheer van Succesfactors en het inregelen van zaken rondom privacy en security doet O&P Rijk voor de aansluiters van deze dienstverlening. Waarom zouden we dat allemaal zelf los van elkaar moeten doen?’
‘Als we precies weten welke systemen er zijn bij verschillende rijksonderdelen, kunnen we elkaar beter aanvullen en elkaars kennis gebruiken’
Evelien Groenendal
Trots op samenwerking
Ondanks de verschillen ziet gelukkig het hele projectteam de meerwaarde van samenwerken. Het meest trots zijn Evelien en Jeannette dan ook op de goede samenwerking. Jeannette: ‘Het was aan het begin best even ingewikkeld om het gesprek op gang te brengen. Iedereen werkt op zijn of haar eigen manier en de ministeries mogen hun HR ook gewoon zelf doen. Maar uiteindelijk zijn we wel één werkgever en moeten we samen optrekken om één HR-beleid te voeren.’
Wendbaarder en efficiënter
Wat betekent dit project nu voor de toekomst? Evelien: ‘Binnenkort heeft de werkgroep alle processen op het gebied van HR goed in beeld, en met daarbij welke applicaties dit ondersteunen. Als we precies weten welke systemen er zijn bij verschillende rijksonderdelen, kunnen we elkaar beter aanvullen en elkaars kennis gebruiken.’ Jeannette: ‘Tenslotte blijft maatwerk altijd bestaan, maar we zijn wel op weg naar één manier van werken voor de standaard processen. Dit draagt weer bij aan een optimaal functionerende overheid, waarbij we wendbaarder zijn en natuurlijk efficiënter kunnen werken.’