Met de inkoop van groene ICT bijdragen aan veiligheid

5.000 orders

Rebecca: ‘De afdeling inkoop IT, waaronder mijn team valt, besteedt jaarlijks zo’n 1 miljard euro. Per jaar gaan er zo’n 5.000 orders de deur uit, van relatief kleine projecten tot miljoenenorders.’ Rebecca’s werk is voor een groot deel internationaal, want Defensie koopt in landen in als Amerika, Engeland, Duitsland en Israël. ‘Dat maakt inkopen hier zo interessant: we hebben andere drempelwaardes en veel uitzonderingsbepalingen. Bijvoorbeeld omdat een inkoopdracht heel specifiek is of geheim.’

1 gebundelde opdracht

De inkoopopdrachten waarmee Rebecca’s team aan de slag gaat, komen vooral bij JIVC vandaan: Joint Informatievoorziening Commando, de strategische IT-partner van Defensie. Rebecca: ‘JIVC is onze interne klant en bundelt aanvragen. Zij hebben een Defensie-breed beeld van waaraan behoefte is, nu en op langere termijn. Als bijvoorbeeld de luchtmacht om nieuwe radiosystemen vraagt, kijkt JIVC of daar bij de landmacht ook behoefte aan is. Op die manier kopen we niet voor elk onderdeel aparte ICT in.’

Meer dan orders wegtikken

Rebecca studeerde media, informatie en communicatie maar rolde het inkoopvak in. ‘Inkoop is zoveel meer dan orders wegtikken. Je denkt na over een inkoopstrategie, en bij Defensie heb je vanwege specifieke militaire behoeften ook nog eens extra mogelijkheden. Dan heb je het spel met leveranciers, de onderhandelingen en het contact ná het tekenen van het contract. Ik vind het leuk om aan die relatie te werken. Je kunt zoveel meer uit een contract halen als je contractmanagement professioneel inricht.’

‘Hoeveel strepen iemand ook op z’n schouders heeft, ik blijf bij mijn argumenten als iets inkooptechnisch niet kan’

Volwassen contractmanagement

Dat is dan ook een traject waaraan Rebecca nu werkt: het professionaliseren van contractmanagement. Rebecca: ‘Voorheen deed je als inkoper op onze afdeling alles: zowel de aanbesteding als contractmanagement. Nu willen we het contractmanagement volwassener maken. Elk team heeft inmiddels een dedicated contractmanager die intern opgeleid is in de CATS-methodiek (Contract Administration and Tracking Scenarios). Deze ontwikkeling betekent natuurlijk ook iets voor de leverancier, die ineens veel strakker wordt gehouden aan afspraken.’

Een inclusieve organisatie

Defensie streeft ernaar dat 3 op de 10 medewerkers, zowel militair als burger, in 2030 vrouw is. Nu bestaat het personeelsbestand nog voor 16% uit vrouwen. Rebecca: ‘Als vrouw kun je bij Defensie alle functies vervullen die je wilt, van de bouw tot logistiek en van geneeskunde tot techniek. Mijn team is heel divers: man, vrouw, starter en senior. Je moet hier stevig in je schoenen staan. Want de kapitein stapt naar de majoor en de majoor stapt naar de kolonel. Hoeveel strepen iemand ook op z’n schouders heeft, ik blijf bij mijn argumenten als iets inkooptechnisch niet kan.’

Impact maken

Duurzaam inkopen, kan dat bij Defensie? Rebecca: ‘Dat is niet altijd haalbaar: een raket afvuren kan nu eenmaal niet elektrisch. Wel nemen we duurzaamheid in elke inkoopstrategie mee. Dat kan gaan om duurzame verpakking of vervoer, of de inzet van bijvoorbeeld militairen met een afstand tot de arbeidsmarkt.’ Rebecca komt uit een Defensie-familie en is zelf reservist geweest. ‘Nu er oorlog is in de Oekraïne zien mensen weer hoe relevant Defensie is. Ik vind het mooi om bij te dragen aan veiligheid, door goede producten in te kopen die militairen nodig hebben. Zo maak ik impact.’