De Pandgebonden Ondernemingsraad Rijnstraat (POR) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) is een medezeggenschapsorgaan dat advies uitbrengt aan de Secretaris-Generaal (SG) op verschillende onderwerpen die het pand aangaan, denk bijvoorbeeld aan (technische) ontwikkelingen zoals een BHV- en ontruimingsplan of breedplaatvloeren. Zij houden hierbij steeds rekening met het belang van de medewerker. Jij bent als ambtelijk secretaris een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de POR hun werk kan doen. Hoe je dit gaat doen? Lees verder!
Hoe jij bijdraagt in je rol
Je werkt nauw samen met het dagelijks bestuur van de POR en het secretariaat van de bestuurder. Je functie bestaat uit het zorgen voor en toezien op een doelmatige inrichting en werkwijze van het POR-secretariaat, maar je kunt ook ingezet worden voor andere portefeuilles.
Je verzorgt alle inkomende en uitgaande correspondentie. Je stelt mede nieuwsberichten en nieuwsbrieven op en beheert de intranetsite van de POR. Je zorgt voor directe en tijdige documentatie en verslaglegging van de POR vergaderingen. Daarnaast beheer je het archief en houdt het toegankelijk. Als er nieuwe verkiezingen zijn voor de OR, dan ondersteun je de verkiezingscommissie om deze te organiseren.
Je speelt ook een belangrijke rol bij het voorbereiden en de verslaglegging van vergaderingen, denk bijvoorbeeld aan het zorgen voor faciliteiten, hulpmiddelen en uitnodigingen. Je fungeert als contactpersoon tussen de POR, de achterban en de bestuurder en je draagt mede zorg voor inhoudelijke afstemming tussen de POR, voorzitters commissies en dagelijks bestuur.
Tot slot bewaak je de naleving van wetten, procedures en afspraken die op de medezeggenschap van toepassing zijn, zoals CAO en arbeidsvoorwaarden. En je bewaakt de uitgaven van de POR.
Dit is waar jij voldoening uit haalt
Zorgen dat overleggen goed voorbereid zijn: niet alleen op de inhoud, maar ook op de organisatie. Daar haal je voldoening uit. Je bent dus niet alleen bezig met het boeken van zalen en het versturen van uitnodigingen, maar kijkt ook vooruit door te zorgen dat er stukken worden aangeleverd en dat de juiste experts gesproken worden. Jij bent in de lead en ondersteunt de voorzitter en het dagelijks bestuur. Je werkt nauw met hen samen. Zij hebben jou nodig om medezeggenschap mogelijk te maken.
Meer weten?
Is jouw interesse gewekt? Dan ontvangen wij graag jouw motivatie. Wil je eerst nog even sparren over de functie? Neem dan gerust contact op met Kathy Buurman-Aerts, afdelingshoofd Processen en Informatie, telefonisch of whatsapp via 06 -11585021.
En alvast benieuwd naar jouw toekomstige werkgever? Neem dan een kijkje op de website van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.