Directiesecretaris (Directie Internationale Aangelegenheden)

Hoe kunnen we de besluitvorming binnen onze organisatie optimaal faciliteren? Hoe kunnen we bepalen welke ondersteuning het MT nodig heeft en hoe kunnen we dit het beste prioriteren? En hoe kunnen we ervoor zorgen dat onze doelen worden gerealiseerd? Met deze interessante vraagstukken houd jij je als directiesecretaris bezig.
In jouw rol als directiesecretaris van de Directie Internationale Aangelegenheden ben je nauw betrokken bij alles wat er speelt binnen de organisatie en ben je de rechterhand van de directeur voor allerhande organisatorische (strategisch) vraagstukken en de doorontwikkeling van de directie. Ook draag je bij aan de verbinding tussen de besluitvorming van het MT DIA en het directieteamoverleg. Je geeft inhoudelijke ondersteuning aan het MT of een project-/ of programmateam door middel van voorbereiding, advisering en secretariële en administratieve werkzaamheden.

Als Directiesecretaris ga jij MT overleggen voorbereiden en verzorg je de verslaglegging en de verspreiding van informatie. Daarnaast adviseer en bereid je het MT van de directie procesmatig en projectmatig voor. Je draagt bij aan organisatieresultaten door sturing te geven op de planning en voortgang, het bewaken van budget, het opstellen van (concept) planning en/of een plan van aanpak, het opstellen van actiepunten en het opstellen van voortgangsrapportages ten dienste van de directie of het programma.
Je bent verantwoordelijk voor het opstellen van (jaar)plannen, interne beleidsdocumenten, annotaties en verantwoordingsrapportages voor het MT van de directie. Daarnaast maak je wekelijkse informatieberichten voor medewerkers van de directie of relevante partijen. Ook verleen je ondersteuning bij opstellen van de rapportage en andere relevante managementinformatie. Aan de hand van de inhoudelijke agenda van het MT bepaal je welke secretariële, administratieve en logistieke ondersteuning nodig is.

Naast de bovenstaande werkzaamheden houd jij je bezig met het volgende:
• Je coördineert, plant en organiseert overleggen en andere (keten)bijeenkomsten.
• Je draagt bij aan een betrouwbare en tijdige registratie over de productie en werkvoorraad van de directie.
• Je treedt op als achtervang voor de bestuurssecretaris van het directieteam overleg (in afstemming met de andere directiesecretarissen).
• Je treedt op als achtervang voor de andere directiesecretarissen van de organisatie (samen met de andere directiesecretarissen).
• Voorbereiden van de overleggen, verslaglegging daarvan, verspreiden van de informatie.