Een afwisselende en veelzijdige functie bij een organisatie die midden in de actualiteit opereert.
Die heb je zeker als managementondersteuner bij de Dienst Terugkeer en Vertrek (DT&V). Samen met je collega managementondersteuners faciliteer je de vier managers en de directeur van de Directie Internationale Aangelegenheden. Een functie waarin je direct impact maakt, want als DT&V regisseren wij zorgvuldig en waardig het vertrek van vreemdelingen die geen recht hebben op een verblijf in Nederland. Zo draag je onder meer bij aan het maatschappelijk evenwicht en het draagvlak voor het Nederlandse toelatingsbeleid.
Als managementondersteuner ben je de ondersteunende spil binnen de Directie Internationale Aangelegenheden. Samen met je drie collega-managementondersteuner(s) zorgen jullie voor continuïteit op het secretariaat, o.a. door met elkaar samen te werken en elkaars achtervang te zijn. Jullie werken voor de vier afdelingen Europa en Projecten (E&P), Azië-Midden-Oosten en Noord-Afrika (AMN), Europa, Afrika, Noord en Zuid-Amerika (EANZA) en Analyse en Ondersteuning (AO) met in totaal ruim 90 mederwerkers. De managementondersteuners maken onderdeel uit van de afdeling AO.
Je organiseert en feciliteert afdelings- en/of directie-brede activiteiren, bijeenkomsten en evenementen en je plant dienstreizen. Je beheert agenda’s, behandelt zelfstandig e-mails en post en volgt interne registratieprocedures (o.a. Digijust). Je anticipeert op acties, je bewaakt afspraken en toezeggingen, je houdt naderende deadlines in de gaten en je weet je zaken efficiënt te regelen. Je regelt koeriersdiensten, verzorgt vervoersaanvragen, reserveert vergaderzalen en registreert verzuim van medewekers. Je prioriteert je werkzaamheden en je vraagt om hulp bij dilemma’s. Je houdt de diensten van het DIA secretariaat draaiend.
Naast de diverse secretariële werkzaamheden meld je bezoekers aan en begeleid je bezoekers.
Je ontvangt en begeleidt nieuwe medewerkers.
Er kan in de nabije toekomst vraag zijn naar extra ondersteuning rond Internationale Inzet, Bijzonder Vertrek en onze (internationale) missies. Samen met het team is het belangrijk dat je bereid bent mee te groeien in deze prosessen die nu nog in ontwikkeling zijn. Dit houdt in dat we op termijn van je kunnen gaan vragen deel te nemen aan organisatie- en/of directiebrede projecten in een ondersteunende en faciliterende rol.