In deze dynamische rol ondersteun je de directeur van het Parket–Generaal (PaG) op secretarieel, administratief en organisatorisch vlak en ben je het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Jij draagt bij aan de efficiënte en effectieve werking van de organisatie door proactief te anticiperen op de behoeften van het management. Als managementondersteuner is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de werkzaamheden van de directeur en afdelingshoofden efficiënt worden georganiseerd, zodat de beschikbare werktijd optimaal wordt benut. Een van jouw taken is het voortdurend beheren van de agenda’s. Daarnaast voer je diverse secretariële en ondersteunende taken uit. Je coördineert de agenda en zorgt voor een vlotte informatiestroom, inclusief e-mailverkeer, telefoongesprekken en vergaderstukken. Hierbij houd je rekening met belangen, prioriteiten en de samenhang met andere zaken. Bovendien onderhoud je nauwe contacten met zowel interne als externe stakeholders van de organisatie.
De drie belangrijkste elementen in deze functie zijn:
- alle voorkomende secretariële en ondersteunende werkzaamheden
- agendabeheer
- interactie met zowel interne als externe contactpersonen
Je werkt samen met een team van andere managementondersteuners. Gezamenlijk dragen jullie de verantwoordelijkheid voor het bieden van ondersteuning aan het managementteam van het Parket-Generaal (PaG). Daarnaast is er nauwe samenwerking met de andere managementondersteuners.
Wat de functie zo leuk maakt is de combinatie van uitdaging, verantwoordelijkheid, samenwerking en interactie. Je leert de organisatie het beste kennen op het directiesecretariaat omdat je nauw samenwerkt met alle afdelingen Je bent niet alleen een spin in het web, maar ook een sparring partner voor je collega’s.