3 redenen waarom dit jouw baan is
- Omdat je een teamspeler bent die bijdraagt aan gezamenlijke doelen. Je doet het samen!
- Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.
- Omdat jouw kwaliteit verwijst naar zorgvuldigheid, precisie en correctheid in het uitvoeren van taken, het maken van beslissingen en het communiceren van informatie.
Jij doet het
Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële, logistieke en administratieve ondersteuning van de Directie Sub Sahara Afrika als voor een van de afdelingen.
DAF is een dynamische directie.
Je hebt veel contact met de ambassades zowel hier in Nederland als ook de Nederlandse ambassades in het buitenland.
Kortom een drukke baan met veel afwisseling en hele leuke collega’s.
Wat ga je doen?
Denk hierbij aan:
- Beheren van de agenda van jouw afdelingshoofd, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
- Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken.
- Bijwonen van vergaderingen en de verslaglegging hiervan. Uiteraard zorg je ervoor dat dat daarbij de bijbehorende stukken aanwezig zijn.
- Logistiek ondersteunen bij evenementen (organiseren, naamkaartjes, locatie boeken, uitnodigingen versturen etc.
- Ondersteunen bij correspondentie (Note verbales, nota’s, brieven etc.)
- Aanmelden van bezoekers en het begeleiden van bezoekers.
Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Hybride werken behoort tot de mogelijkheid.
Een dag uit leven van managementondersteuner bij de DAF:
Op maandagochtend om 08:00 uur kom ik binnen met een zak fruit en stuur hierover een bericht in de groepsapp naar alle collega’s. Ik laat de aankoopbon achter voor mijn collega, die deze vervolgens indient. Vervolgens kom ik een aantal collega’s tegen waarmee ik een praatje maak over het weekend en/of zij iets leuks hebben gedaan. Daarna begin ik met het doornemen van de postbus, hier pak ik de belangrijke mails uit en stuur deze door naar de desbetreffende collega’s. Rond 10:15 uur start ik een vergadering op waarbij de hele directie bij elkaar komt om de updates van de week te delen. Ook de MO’ers delen updates als deze er zijn.
Na het overleg heb ik een meeting met een cluster coördinator en bespreken we samen haar aankomende reis naar Oeganda. Hiervoor dient zij een nieuw diplomatiek paspoort nodig te hebben, ik maak een memo op en laat dit tekenen door de leidinggevende. Met een kopie van haar huidige diplomatieke paspoort ga ik naar de Visumbalie en lever ik alles in. Er kan een ticket worden geboekt. Voor praktische zaken zoals het boeken van een hotel of transfer neem ik contact op met de ambassade.
Is het al 11.30 uur? Ik ga naar het zaaltje wat ik heb gereserveerd en bespreek met mijn collega’s van team 1 een teamuitje. Ik neem contact op met het restaurant en vraag een offerte aan voor een groep van 14 personen. Na akkoord van mijn leidinggevende, bevestig ik dit aan het restaurant en maak ik de facturatie instructie in orde en verzend deze naar het restaurant.
Lunchtijd! Tijdens de lunchpauze zit ik samen met mijn collega (en soms met andere collega’s) aan de lunchtafel en hebben we het vooral niet over onze werkzaamheden.
Na de lunchpauze komt de ambassadeur van Ethiopië langs voor een gesprek met de directeur. Ik haal hem op en breng hem via de VIP ingang naar de bestuursvleugel. Na het gesprek haal ik de ambassadeur weer op en breng hem terug. Hierna loop ik langs de postkamer om te kijken of er post is en haal ik bij de ICT balie een nieuwe oplader op die ik had besteld en klaarligt. Om 16.00 uur heb ik nog een koffiemomentje met een collega en ga hierna verder met het maken van afspraken. Soms komt er dan om 17.15 uur nog een spoedopdracht binnen om een Note Verbale te maken en te versturen. Mijn werkdag is dan langer dan normaal. Dat compenseer ik dan weer op een ander tijdstip.