4 redenen waarom dit jouw baan is
- Omdat je een teamspeler bent die die bijdraagt aan gezamenlijke doelen. Je doet het samen!
- Omdat jij verandering durft aan te brengen in jouw prioriteiten. Improviseren en experimenteren vind je leuk.
- Omdat je graag je verantwoordelijkheid neemt. Dat doe je niet omdat het moet!
- Omdat je graag ondersteunt én voor jezelf opkomt als je overvraagd wordt.
Jij doet het
Bij DOB werk je in een dynamische omgeving! Professionaliteit, teamgeest en discretie zijn heel belangrijk.
Als managementondersteuner bijzondere opdrachten (BO’er) verricht je werkzaamheden ter ondersteuning/vervanging van de managementondersteuners van de ministers, de secretaris-generaal (SG) en de plaatsvervangend secretaris-generaal (PSG). Binnen deze functie opereer je in het hart van de BZ-organisatie.
Dit doe je samen binnen een team van nog 8 andere BO’ers.
Wat ga je doen?
Je verleent ondersteuning aan de ambtelijke en politieke top door secretariële, logistieke en administratieve taken op te pakken. Dit doe je in nauwe samenwerking met je collega managementondersteuners.
Denk hierbij aan:
- Beheren van agenda’s, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten en de stukken tijdig binnen zijn.
- Beheren van de mailboxen, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen of zorgt voor een goede doorgeleiding van de berichten. Dat doe je ook bij het afhandelen van telefoontjes en afspraken (ook in het Engels).
- Organiseren van vergaderingen en andere bijeenkomsten.
- Organiseren van dienstreizen.
- Organiseren van de stukkenstroom.
- Ophalen en begeleiden van bezoekers.
Dit is geen uitputtende lijst.
Een dag uit leven van managementondersteuner bij DOB:
Vandaag ben ik ingedeeld bij het secretariaat van Minister Klever (Buitenlandse Handel en Ontwikkelingshulp). Als ik ‘s ochtends op mijn werkplek arriveer, dan vragen mijn collega’s hoe het gaat en hoe mijn avond/weekend was. Ik begin de dag met het doornemen van de overdracht, zodat ik weet wat me te wachten staat bij het vervangen van de afwezige management ondersteuner. Ik controleer vervolgens de mailbox en beoordeel welke mails belangrijk zijn en handel deze af. Ik bekijk de agenda van de minister zodat ik weet hoe de dag van de minister er uit gaat zien. Daarna bereid ik de vergadering voor, die het directe team van de minister zo met de minister zal hebben. Ik print de agenda’s en controleer of de kamer van de Minister op orde is. Tijdens de vergadering met de minister, waarbij ik ook aan sluit, hoor ik welke actualiteiten er momenteel spelen. Dit is ook mijn kans om agenda gerelateerde vragen op te brengen en om deze te verwerken na afloop. Gedurende de dag komen er nota’s binnen over diverse onderwerpen die de minister moet bekijken, ik geef in het systeem aan dat we deze ontvangen hebben zodat de nota’s door kunnen. Ik bewaak de agenda en zorg dat de minister tijdig haar stukken heeft en weet wat ze moet doen, ook in nauw overleg met de particulier secretarissen, de kamerbewaarders en de chauffeur van de minister. Ik zet nog een aantal verzoeken voor afspraken met de minister uit ter advies bij de diverse directies. In de lunchpauze ga ik met twee collega’s even buiten een wandeling maken in het park met een broodje. Bij terugkomst ga ik aan de slag met de dagmap voor de minister waarin de voorbereiding zal komen te zitten voor de volgende dag. Ik handel zelfstandig de mails en vragen af, die zich opstapelen in de mailbox en heb regelmatig een collega aan mijn bureau met stukken of vragen. Later die middag controleer ik of ik ook al de voorbereiding heb ontvangen van de overleggen later die week. Ik bel met collega’s als de deadline niet gehaald is en zorg ervoor dat alles tijdig binnen is. De minister heeft in een nota aangegeven een bedrijfsbezoek te willen in Noord Holland, ik contacteer dus mijn collega’s van de Directie Internationaal Ondernemen om een geschikte datum te zoeken en de details te bespreken. Zo nodig neem ik contact op met het bedrijf om het bezoek in te plannen. Ik schrijf een korte heldere overdracht voor mijn collega, morgen is ze weer terug. Aan het einde van de dag loop ik nog even binnen bij het secretariaat van de andere minister. Morgen sta ik daar ingepland en ik controleer alvast wat daar speelt.