De directie is op zoek naar een management-ondersteuner voor de directie Bestuursondersteuning, de directeur en het directieteam. Je combineert je functie als managementondersteuner met de functie van 2e kamerbewaarder. Je bent de enige in het team die deze dubbelfunctie vervult.
Werkzaamheden managementondersteuner
Jij bent samen met je collega-managementondersteuners een belangrijke spil binnen de afdeling secretariaten en IEB (Interne en Externe Betrekkingen). De werkzaamheden bevatten bijvoorbeeld:
- agendabeheer;
- correspondentie;
- voorbereiden van vergaderingen;
- ondersteuning van de evenementenorganisatie (IEB);
- afhandelingen van aanstelling, dienstwijzigingen en nevenfuncties;
- opstellen/bijwerken van werkprocessen;
- archivering.
Werkzaamheden 2e kamerbewaarder
Er is een kamerbewaarder die verantwoordelijk is voor de persoonlijke en representatieve ondersteuning van de vice-president, de voorzitter van de Afdeling bestuursrechtspraak en de secretaris. De kamerbewaarder ontvangt en begeleidt de gasten. Ook verzorgt hij de persoonlijke catering alsmede die van de gasten. Tevens draagt hij zorg voor facilitaire werkzaamheden ten behoeve van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen. Op piekmomenten werk je als 2e kamerbewaarder samen met de 1e kamerbewaarder, dat is meestal het geval op woensdag. Als de 1e kamerbewaarder afwezig is vervang je deze. Er is ook een 3e kamerbewaarder, die bij afwezigheid van de 1e en 2e kamerbewaarder kan waarnemen.
Als kamerbewaarder ben je veel in touw en deze functie vraagt daarom een goede lichamelijke conditie. In deze functie werk je in dienstkleding; een kostuum dat wij beschikbaar stellen.
De werkzaamheden bevatten bijvoorbeeld:
- Je verzorgt de persoonlijke catering.
- Je ontvangt en begeleidt bezoekers (soms in de avonden).
- Je assisteert bij ontvangsten, recepties en dergelijke van de vice-president en staatsraden op diverse locaties.
- Je maakt de vergaderzaal van de Afdeling advisering en Raad op orde.
- Je verleent tijdens de vergaderingen van de Afdeling advisering en de Raad ondersteuning en draagt zorg voor de restauratieve voorzieningen.