Het Projectmanagement Programmamanagement AdviesCentrum (PPAC) van het ministerie van Justitie en Veiligheid in Den Haag zoekt een enthousiaste managementondersteuner die energie krijgt van plannen en organiseren en die het leuk vindt een verbindende rol te spelen. Een spil binnen onze organisatie, met plezier in ontzorgen, attent en alert. Herken jij jezelf hierin? We spreken je graag!
Je bent het aanspreekpunt voor collega's en externe contacten, zoals bijvoorbeeld andere ministeries. Je ondersteunt en ontzorgt twee managers: het hoofd PPAC en haar plaatsvervanger. Een belangrijk deel van jouw werk is het proactief managen en beheren van hun agenda’s. Je bespreekt met hen inkomende agendaverzoeken en komende activiteiten zoals kennisdelingsbijeenkomsten en heidagen. Je zorgt voor de juiste prioritering. Je beheert en coördineert de informatiestromen via de secretariaatspostbus en weet deze te filteren en prioriteren. Je kijkt vooruit en geeft advies voor de benodigde acties.
Jouw taken:
- Agenda-goeroe: je zorgt voor strak agendabeheer en een soepel verloop van afspraken.
- Mailbox-meester: je overziet de mailbox van de managers, signaleert urgente zaken, en handelt vragen waar mogelijk zelfstandig af.
- Procesbewaker: je zorgt ervoor dat diverse processen (zoals onboarding, persoonlijke werkafspraken en sociale cohesie) goed verlopen en ziet waar dingen nog beter kunnen
- Teamspeler: je toont betrokkenheid, hebt oog voor lief en leed, en werkt mee aan teamactiviteiten.
- Ogen en oren van PPAC: je ziet kansen voor het goed positioneren van PPAC en voor relatiemanagement.