3 redenen waarom dit jouw baan is:
• omdat jij het vermogen hebt om de behoeften van de klant te begrijpen. Je doet sowieso graag iets voor een ander.
• omdat je je actief inspant om concrete resultaten te halen. Je geeft niet op!
• omdat je streeft naar nauwkeurigheid. Je levert kwaliteit af.
De directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie (IOB) is een leuke directie en er heerst een collegiale sfeer. Als managementondersteuner ben jij verantwoordelijk voor de volledige secretariële en administratieve ondersteuning van IOB. Je ondersteunt de directeur en de overige leden van het managementteam.
Het kloppend hart van de directie dus!
Wat ga je doen?
Je ontzorgt door secretariële en administratieve taken op te pakken.
Denk hierbij aan het:
• beheren van de agenda van de directeur en de overige leden van het managementteam, waarbij je zorgt dat afspraken efficiënt op elkaar aansluiten.
• beheren van de algemene mailbox, waarbij je zelfstandig vragen kunt afhandelen. Zo ook het afhandelen van telefoontjes/afspraken.
• affiniteit hebben met ICT m.b.t. het bijhouden van bestaande websites.
• organiseren van vergaderingen en de verslaglegging hiervan.
• ondersteunen, zowel administratief als organisatorisch, bij de evaluatieonderzoeken.
• fungeren als aanspreekpunt/vraagbaak voor de in- en externe relaties en instanties.
Dit is geen uitputtende lijst. Je krijgt de vrijheid om taken die je goed liggen op te pakken, je maakt keuzes en handelt ernaar. Minder uren werken en hybride werken behoren tot de mogelijkheden.
Een dag uit leven van een managementondersteuner bij directie Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie:
Als ik ‘s ochtends op mijn werkplek arriveer, word ik begroet door de onderzoekers die vroeg begonnen zijn. Ik check de binnengekomen berichten en plaats enkele ervan op de digitale samenwerkingsruimte. Samen met een projectleider bespreek ik wat er nodig is voor een kennisbijeenkomst en reserveer voor haar een mooie locatie in het centrum van de stad, met bijbehorende catering.
Na een kop koffie tijdens het agendaoverleg met de directeur zet ik alles klaar voor het overleg van het managementteam. Daarna snel naar IOB terug voor de wekelijkse terugkoppeling met alle onderzoekers, ook via de onlineverbinding. Het is leuk om te horen waar iedereen mee bezig is. Na de lunch, die naar keuze met collega’s wordt gegeten, help ik een onderzoeksteam met het boeken van een dienstreis naar Kameroen en een andere collega met het versturen van rapporten. Het laatste deel van de middag is rustig, zo kan ik de notulen en de actielijst van het managementteam alvast uitwerken.