Ben jij goed in plannen en organiseren en vind je het leuk om flexibel te werken? Wil je werken bij dé opleidingslocatie van het Rijk in Den Haag? Dan hebben wij een mooie nieuwe uitdaging voor jou! Als senior projectondersteuner ondersteun je de projectleiders en projectmanagers bij de voorbereiding en uitvoering van opleidingen, traineeships en congressen, zowel administratief als organisatorisch.

De Rijksacademie voor Financiën, Economie en Bedrijfsvoering in Den Haag is er voor rijksambtenaren die zich willen ontwikkelen. Zo vergroten zij hun vakmanschap en helpen zij de kwaliteit van de financiële functie en de bedrijfsvoering van het Rijk te verbeteren.
Als projectondersteuner bij het team Financieel Management, Economie en Audit (FMEA), draag jij bij aan opleidingen waar de ambtenaar van de toekomst iets aan heeft.

Elke opleiding en elk traineeship of congres van de Rijksacademie wordt begeleid door een team dat bestaat uit een projectmanager, projectleider en een projectondersteuner. Als projectondersteuner ben je in een wisselende teamsamenstelling verantwoordelijk voor de administratieve en organisatorische ondersteuning van onze opleidingen. Je bent de spil tussen de projectmanager, onze deelnemers en docenten, en bijvoorbeeld de interne facilitaire dienst en receptie. Daarnaast coordineer je als senior projectondersteuner het werk van de ondersteuning en stel je prioriteiten in overleg met het hoofd.

Jouw functie kent een projectmatig karakter. Tijdens de voorbereiding en uitvoering van opleidingen en congressen ondersteun je de projectleiders zowel op administratief als organisatorisch gebied. Je takenpakket bestaat onder meer uit het uitnodigen van deelnemers en docenten, het beantwoorden van vragen van deelnemers, het voorbereiden van studiemateriaal en het voorraadbeheer op studiemiddelen. Ook zorg je voor het inrichten en plaatsen van materiaal op een digitale leeromgeving en het vastleggen van middelen en lesruimtes. Zijn er knelpunten in de planning? Dan signaleer je dat op tijd en onderneem je actie. Verder maak en verwerk je evaluaties, stel je declaraties en facturen op en voer je in overleg met de projectmanager andere administratieve werkzaamheden uit.

Voor de online uitvoeringen verzorg je de reservering van de audiovisuele middelen bij de interne dienst en ben je voor de projectmanager en docent beschikbaar voor ondersteuning.

Jouw hoofdtaken

• Je zorgt voor het up-to-date houden van de inschrijvings-, opleidings-, bedrijfs- en persoonsgegevens in het bedrijfsvoeringssysteem en de opleidingsadministratie.
• Je beantwoordt vragen van deelnemers, docenten en collega’s via mail en telefoon, of leidt deze vragen door.
• Je verzorgt de ontvangst bij grote evenementen.
• Als senior ondersteuner binnen het team coördineer je daarnaast de projectondersteuning: je coördineert het werk en stelt prioriteiten in overleg met het programmahoofd.
• Je controleert de output, signaleert problemen en adviseert hierover proactief aan het programmahoofd.
• Je coördineert ook de financiële activiteiten zoals het factureren en tijdig binnenkomen van de betalingen van deelnemers en vindt het een uitdaging om deze processen goed te laten lopen.
• Je behandelt complexere verzoeken en coördineert complexere informatiestromen.
• Je stelt managementinformatie samen.
• Je bent op de hoogte van wat er speelt binnen de organisatie, kent de gevoeligheden en handelt daarnaar.
• Tevens ben je key-user voor ons leermanagement systeem.