Zo’n 60 professionals van het Inkoopuitvoeringscentrum (IUC) van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) kopen in voor onder meer justitiële jeugdinrichtingen, detentiecentra en tbs-klinieken. Ook kopen ze in voor de landelijke diensten en het facilitair bedrijf van DJI. Van elektronische enkelbanden tot tandartsbussen en van medische laboratoriumonderzoeken tot geestelijke verzorging. Een flinke klus, die alleen geklaard wordt als je soepel samenwerkt. Dat zit wel goed bij dit inkoopteam dat elkaar op een zonnige vrijdagmiddag door de coronacrisis in een nagenoeg leeg rijkskantoor in Den Haag ontmoet. Natuurlijk met 1,5 meter afstand.
Geolied inkoopproces voor enkelband tot tandartsbus
Mahena van Vliet
Senior adviseur Europees aanbesteden - Dienst Justitiële Inrichtingen
Kevin Oosterbaan
Contractmanager - Dienst Justitiële Inrichtingen
Esther van der Waals
Senior adviseur inkoop - Dienst Justitiële Inrichtingen
Onderwerp van gesprek
‘Gevangenen zitten in een hotel!’. ‘Tbs’ers moeten meer vrijheid krijgen!’. Iedereen heeft wel een mening over ingeslotenen, zegt contractmanager Kevin Oosterbaan. ‘Dat maakt werken voor DJI ook zo boeiend, deze wereld is altijd onderwerp van gesprek. Hoewel ik zelf nooit in een inrichting zou kunnen werken, vind ik het superinteressant om bij een locatie op bezoek te gaan. Detectiepoortjes door, de ene deur open, de andere dicht. Erg claustrofobisch. Mooi vind ik hoe de medewerkers praten over ‘hun jongens’. 'De jongens hebben deze producten écht nodig', zeggen ze dan. De collega’s op locatie werken daar met passie voor hun vak. Als buitenstaander moet je dat echt leren begrijpen.’
‘We vormen 1 team. Dat is heel goed voor de chemie én het resultaat’
Kevin Oosterbaan
Informatiemakelaar
Kevin is als contractmanager de ‘informatiemakelaar’ tussen het IUC, de leverancier en de interne klanten - de justitiële inrichtingen. Hij managet alle fasen binnen de contractlevenscyclus. ‘Bij een Europese aanbesteding maak ik deel uit van de werkgroep en lever ik input vanuit eerdere contractervaringen. Aan de voorkant heb ik veel contact met Mahena van Vliet, de senior adviseur Europees aanbesteden. Als het contract is gesloten, ben ik aanspreekpunt voor de overeenkomst. Ik heb dan te maken met de opdrachtgever, onze interne klant dus, en de leveranciers.’
Van eilandjes naar 1 team
Tot een paar jaar terug was dat anders en werkte Kevin veel meer op zijn ‘eilandje’ contractmanagement. Kevin: ‘We zijn de afgelopen jaren als expertises veel meer naar elkaar toe gegroeid. Voorheen kwam de contractmanager pas ná de gunning in beeld. Nu ben ik al betrokken als de aanbesteding wordt opgesteld. We vormen 1 team. Dat is heel goed voor de chemie én het resultaat.’ Als de inkoopprofessionals na corona weer naar kantoor mogen, verhuizen ze naar 1 verdieping. ‘Dan loop je makkelijker bij elkaar langs en wordt even sparren nog laagdrempeliger.’
Input ophalen
Mahena beaamt dit. Zij is de spil in het proces van Europees aanbesteden en zet met haar collega’s Europese aanbestedingen niet alleen voor DJI in de markt maar ook voor 2 zogenaamde rijksbrede categorieën: beveiligingsdiensten en flexibele arbeidskrachten. ‘In dit werk is elkaar opzoeken een must. Voordat we een aanbestedingsdocument opstellen, haal ik informatie op, onder andere bij Kevin. Wat zijn de lessons learned van vorige contracten? Wat wordt de omvang van de opdracht? Hoe meten we de prestaties van leveranciers? Welke overlegstructuur tussen opdrachtgever en leverancier komt er?’ Als de aanbesteding rond is, start de uitvoering van het contract. Daarvoor is Esther aan zet.
‘Ingeslotenen hebben hetzelfde nodig als jij en ik. Plus iets extra’s, zoals detectiepoorten en urinecontroles. Dat palet aan producten en diensten vind je nergens anders’
Esther van der Waals
Sparringpartner
‘Dat klopt’, zegt Esther van der Waals, senior adviseur inkoop. Zij is sparringpartner van iedereen die betrokken is bij het inkoopproces. ‘Dat zijn onze interne klanten - de inrichtingen in het land - die ik adviseer over inkoopvragen en mijn collega’s. Ik zorg ervoor dat processen goed en rechtmatig verlopen. Zijn de kwaliteitswensen duidelijk geformuleerd? Kloppen de beoordelingsaspecten? Ik adviseer over de juiste inkoopprocedure en ik begeleid de medewerkers van contractbeheer en inkoopadvies. Ook signaleer ik kansen. Als ik zie dat we veel dezelfde producten inkopen, dan check ik met Mahena of we er geen aanbesteding van kunnen maken.’
Werkwijzen checken
Terwijl er nog een rondje koffie wordt ingeschonken, vertelt Esther hoe het team gebruikmaakt van elkaars expertises. ‘Tegenlezen is bijvoorbeeld echt een samenwerkingsactiviteit. Mahena leest mee met de meervoudige trajecten van de inkoopadviseur. De implementatie van het contract is weer een samenwerking tussen de contractmanager en de senior adviseur inkoop. Ik check bijvoorbeeld of de werkwijze van de overeenkomst duidelijk genoeg is voor de interne klant en voor de inkopers en contractmanager.’
Verbindingsoverleg
Om de samenwerking tussen alle experts bij het IUC te verbeteren, is een tijdje terug het verbindingsoverleg geïntroduceerd. Mahena: ‘Hoofd van het IUC, teamleider van IUC Inkoop, senior inkopers van inkoopadvies, de coördinator contractmanagement, IUC-juristen en senior adviseurs Europees aanbesteden lopen samen de processen langs. Waar in het inkoopproces kunnen we elkaar beter vinden? We behandelen niet 1 bepaalde case maar kijken naar een inkooptechnisch onderwerp. Zoals facturatie of de implementatie van contracten. We bespreken dan ook of we andere afdelingen moeten betrekken voor een écht geolied inkoopproces.’
‘In dit werk is elkaar opzoeken een must’
Mahena van Vliet
Processen verbeteren
Kevin: ‘Heel kort door de bocht is ons doel dat het proces van bestellen tot betalen zo zorgeloos mogelijk verloopt voor de interne klant én de leverancier. Dat de klant zonder rompslomp producten en diensten aanvraagt en weet waar hij moet zijn. Dat de administratie eromheen goed is geregeld en facturen en bestelorders op elkaar aansluiten. Een onmogelijke opgave? Ik denk het niet. We zijn hard op weg alle inkoopprocessen te optimaliseren en automatiseren. Daar betrekken we klanten zelf ook bij.’
Alles voor een dorp
Wat het werk zo leuk maakt? Ze kijken elkaar aan. ‘Er is altijd wat gaande’, reageert Kevin enthousiast. ‘Wet- en regelgeving verandert, e-facturatie wordt ingevoerd of er komen duurzaamheidsambities bij. En elke klant heeft zijn eigen dynamiek. Denk je dat alle inrichtingen op elkaar lijken? Nou, nee dus. Een jeugdinrichting heeft schoolspullen nodig, een tbs-kliniek enkelbanden.’ Eigenlijk koopt het IUC alles voor een dorp in, vult Esther aan. ‘Ingeslotenen hebben hetzelfde nodig als jij en ik: voedsel, een bed, een kappersbeurt. Plus iets extra’s, zoals detectiepoorten en urinecontroles. Dat palet aan producten en diensten vind je nergens anders.’