Hoe laat je startups gemakkelijker meedingen naar mooie opdrachten bij de Rijksoverheid? Nick Toet is projectleider van Startup in Residence van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Dit programma ontwikkelt een innovatieve manier van inkopen en aanbesteden. Startups mogen laten zien wat ze kunnen en het Rijk benut hun frisse kijk op vraagstukken. Win-win dus.
Inkopers, gun de opdracht eens aan een startup
Nick Toet
ProjectleiderStartup in Residence - Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Innovatieboosters
Zo’n 3 jaar geleden zag Startup in Residence (SIR), een initiatief van het ministerie van BZK het licht. Dit programma werd al bij andere overheidsorganisaties gedraaid, zoals provincie Zuid-Holland en gemeente Amsterdam. Projectleider Nick Toet: ‘De afgelopen paar jaar zijn er door het hele land Startup in Residence-trajecten gestart. Die trajecten, of challenges, zijn echte innovatieboosters. In een normaal aanbestedingstraject vraag je de markt om een specifiek product of specifieke dienst, zoals ICT-capaciteit. Inschrijvende partijen moeten van alles indienen om te bewijzen dat zij de juiste partij zijn. Voor startups is dat lastig. Zij hebben geen team klaarstaan dat precies weet hoe zo’n inschrijving werkt en ook referenties ontbreken vaak.’
Andere bril
En dat is zonde, vindt Nick. ‘Want startups zijn vaak juist in staat om met een andere bril naar een maatschappelijk probleem te kijken.’ Om innovatie aan te jagen, krijgen startups daarom nu via Startup in Residence de kans om een oplossing te bedenken voor een maatschappelijk probleem. Nick: ‘Het ‘aanbestedingsdocument’ beslaat maximaal 3 A4’tjes. We vragen startups niet om een door ons bedachte oplossing, we schetsen alleen het probleem. We zeggen dus niet: ontwikkel een platform voor dit of dat probleem, maar vragen: wat kun jij bedenken? Want als wij een startup een bepaalde richting op sturen, staan we innovatie juist in de weg.’
‘Startups zijn vaak juist in staat om met een andere bril naar een maatschappelijk probleem te kijken’
Eenrichtingstad
De maatschappelijke vraagstukken worden opgehaald bij het ministerie van BZK, maar inmiddels ook bij andere ministeries, provincies en gemeenten. Nick: ‘Leidend is de vraag: welk probleem willen wij opgelost zien? Actueel zijn bijvoorbeeld onze corona-challenges. We vragen startups hoe je conferenties op anderhalve meter afstand organiseert. Of hoe je een eenrichtingsstad ontwikkelt. Als Rijksoverheid spelen we bij dit soort vraagstukken soms alleen een moederrol. Wij houden de oplossing dan niet voor onszelf, maar leggen de verbinding met bijvoorbeeld gemeenten. Zij kunnen dan via een onderhandse aanbesteding verder aan de slag met de oplossing die door een startup is bedacht.’
Satellietdata
Een mooi voorbeeld van een challenge is het vraagstuk hoe je fraude met pachtgronden bestrijdt. Nick: ‘De overheid verpacht vooral in Flevoland veel grond aan boeren. Zij zijn verplicht gewasroulatie toe te passen. Dus het ene jaar bijvoorbeeld aardappelen en het volgende jaar uien. Anders raakt de grond uitgeput. Maar hoe controleer je of ze dat wel doen? Een startup, Geronimo AI, bedacht om open satellietdata te koppelen aan gewasgroeicurves van de universiteit Wageningen. Met 1 druk op de knop heb je nu 97% zekerheid over welk gewas ergens groeit. Lijkt er iets niet te kloppen, dan kan de Rijksoverheid gericht controleren. Veel efficiënter dan overal plantjes uit de grond trekken.’
Ontwikkelgeld
Startups die een challenge winnen, krijgen ongeveer 6 maanden de tijd om hun oplossing - een prototype - aan te leveren. Daarbij krijgen ze 25.000 euro ontwikkelgeld. Nick: ‘Niet alle vraagstukken zijn geschikt om op deze innovatieve manier aan te besteden. Aanbestedingen van 10 miljoen bijvoorbeeld gun je niet aan een partij met amper ervaring en een klein team. Dan is het risico te groot. Daarom bakenen we de opdracht duidelijk af. En we spreken mijlpalen af, ze krijgen per ‘deeloplevering’ een deel van het bedrag. Kunnen we echt iets met de oplossing, dan breiden we de opdracht uit, zonder weer een nieuwe aanbesteding in de markt te zetten.’
‘Er liggen zo veel aanbestedingsvraagstukken op de stapel, waarom laat je een startup zich er niet in vastbijten?’
Trainingen
Behalve tijd en geld krijgen de startups begeleiding. Nick: ‘Startups zijn vaak ongeduldig: ze waren het liefst gisteren al klaar met hun oplossing. Daarom krijgen ze trainingen over samenwerken met de Rijksoverheid. Hoe werk je samen met beleidsmedewerkers? Wat verwacht het ministerie van jou en andersom? Stel dat een startup een dataset nodig heeft, dan gaan er echt wel een paar weken overheen voordat een ministerie die kan delen. Wij moeten secuur werken en er zijn veel gevoeligheden. Andersom kunnen wij veel leren van hun ‘startup way of thinking’. Je moet elkaar leren kennen om goed samen te werken.’
Challenge holders
Zogenaamde ‘challenge holders’ beheren het vraagstuk en werken samen met de startup. Startup in Residence is de mediator en haalt nieuwe vraagstukken op in de organisatie. Nick: ‘We brengen dit programma overal onder de aandacht, en natuurlijk vooral bij inkoop. Voor inkopers wordt het werk alleen maar interessanter als deze vorm van aanbesteden wordt toegevoegd aan de mogelijkheden. Er liggen zo veel aanbestedingsvraagstukken op de stapel, waarom laat je een startup zich er niet in vastbijten? Ik verwacht dat deze vorm van innovatief inkopen over 5 jaar niet meer innovatief is, maar gangbaar.’