Terugblik: van gunning tot oplevering EMA-gebouw

Hoe het begint

Het Verenigd Koninkrijk verlaat de Europese Unie. Daarom is het het EMA op zoek naar een nieuwe vestigingsplek. 19 Europese steden zijn geïnteresseerd. Ook Nederland lobbyt driftig mee. In het voorjaar van 2017 klopt het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) aan bij het Rijksvastgoedbedrijf. Of ze alvast iets kunnen bedenken voor de huisvesting. Lees het artikel over de start van deze aanbesteding: Aanbesteden in sneltreinvaart.

_{Tekst gaat onder de foto verder}

Anderhalf jaar later

Zo’n anderhalf jaar na gunning aan de aannemer, op 15 november 2019, levert het Rijksvastgoedbedrijf een nieuw, indrukwekkend kantoor op aan het EMA. Wilco kijkt terug op een hectische tijd waarin al snel duidelijk werd dat een goede samenwerking een van de belangrijkste ingrediënten is voor dit succes.

Zelfde doel

Wilco: ‘De kracht van dit project was de samenwerking tussen het Rijksvastgoedbedrijf en de opdrachtnemer. Die samenwerking is ontstaan zonder daar expliciet op te sturen in de selectiecriteria of het contract. Wel hebben we als Rijksvastgoedbedrijf in de aanbesteding uitgestraald dat samenwerking belangrijk is. Van het begin af aan hebben we gezegd: we kunnen dit niet alleen, we hebben elkaar nodig. Dat gaf vertrouwen. Als je hetzelfde doel voor ogen hebt, dan kom je ook wel uit de meningsverschillen. Bijvoorbeeld over een interpretatie van een eis in het contract. Beide partijen waren zowel tijdens als na de aanbestedingsfase open en transparant en we namen geen blad voor de mond.’

_{Tekst gaat onder de foto verder}

Project-start-up

De opgave voor ontwerp en bouw van het kantoor startte na de aanbesteding met een project-start-up. Wilco: ‘Welke samenwerkafspraken wilden we maken? Wat waren onze verwachtingen, wat vonden we belangrijk? Met elkaar vonden wij het bijvoorbeeld belangrijk om eerst te bellen en dan pas te mailen. Ook wilden we elkaar, opdrachtgever en opdrachtnemer, niet voor het blok zetten maar juist meenemen in wat er speelde. Zo werd een ontwerp eerst besproken en afgestemd voordat de opdrachtnemer het formeel ter acceptatie indiende. Het ontwerp was dan geen verrassing voor de opdrachtgever. Ook veiligheid was een belangrijk onderwerp. De extreem korte doorlooptijd van het project mocht niet tot gevolg hebben dat concessies gedaan werden op het gebied van veiligheid tijdens het bouwen.’

Betrokken blijven

Elk kwartaal was er een project-follow-up. Ook daar was Wilco bij aanwezig. ‘Normaal gesproken treed je als inkoper naar de achtergrond als het contract is gesloten. In dit speciale geval bleef ik aangehaakt als sparringpartner van de contractmanager en als lid van het projectteam. Het was super om ook die fase van dichtbij mee te maken. In die 2 jaar van aanbesteding tot oplevering beantwoordde ik bijvoorbeeld vragen over onduidelijkheden in het contract. En ik dacht mee in een soepel verloop van de opleveringprocedure. Ook hield ik de wijzigingen in de aanbestedingswet goed in de gaten en gaf ik mijn visie op zaken tijdens teamoverleggen.’

Complementair

De inkoper en contractmanager zijn complementair, aldus Wilco. ‘Waar ik als inkoper meer aan de voorkant actief ben, rondom het opstellen van de aanbesteding en de gunning dus, is de contractmanager verantwoordelijk voor de uitvoering van het contract. Tegelijkertijd heb je elkaar nodig. Bij het schrijven van het contract heb je als inkoper de input van de contractmanager nodig. En de inkoper is in de contractfase van grote waarde als sparringpartner, voor juridisch advies en om het contract te verduidelijken. Het werk van de aanbestedingsspecialist zit er na gunning dus zeker niet altijd op.’

‘Alleen bij de Rijksoverheid krijg je de kans om bij te dragen aan dit soort lange aanbestedingstrajecten van enorme omvang’

Wilco Kraamer

Geen kennisverlies

Uniek aan dit project is dat zowel het team van de opdrachtnemer als dat van het Rijksvastgoedbedrijf van aanbesteding tot oplevering intact is gebleven. Wilco: ‘Dat zie je niet vaak. Meestal wisselt men na de aanbesteding naar een team dat het contract gaat uitvoeren. Gevolg is informatieverlies bij elke overdracht. Nu bleef iedereen 2 jaar aangehaakt, net als ik. Alleen bij de Rijksoverheid krijg je de kans om bij te dragen aan dit soort lange aanbestedingstrajecten van enorme omvang.’

Lessen

Wat Wilco van dit project heeft geleerd? ‘Dat een contract belangrijk is, maar niet het belangrijkste. Veel zwaarwegender is hoe de persoonlijke relatie is tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Je kunt een prima contract hebben maar een beroerde samenwerking, wat tot een beroerd resultaat zal leiden. Een slecht geschreven contract frustreert de boel, toch kun je wel een goed resultaat behalen als de samenwerking klopt. In dit geval waren zowel contract als samenwerking helemaal in orde. Het geeft echt een kick dat we dit met elkaar voor elkaar hebben gekregen. Onze wensen zijn precies binnen de 2 jaar die we ervoor hadden doorgevoerd.’

Beeld opgeleverde EMA-gebouw: Rijksvastgoedbedrijf