Selecteer inkopers op karakter, niet op werkervaring

Wat is jouw rol binnen de Rijksoverheid? ‘Als manager Inkoop van UBR|HIS van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stuur ik 70 inkopers en projectsecretarissen aan. Samen helpen we 6 ministeries met zo’n 200 aanbestedingen per jaar en ongeveer 1.500 offertetrajecten. We zijn een geoliede machine. Tegelijkertijd willen we die machine voortdurend verbeteren. Zo zijn we in klantteams gaan werken, waardoor interne opdrachtgevers meer herkenbaarheid en continuïteit ervaren. Ze pakken eerder de telefoon en betrekken ons vroeger in het proces. Door eerder aan tafel te zitten, kunnen we ons verdiepen in de context, meedenken over de inkoopstrategie en adviseren over bijvoorbeeld selectie- en gunningscriteria.’

‘Wij kopen cruciale producten en diensten in om onze kerntaken te kunnen uitvoeren. Wij zijn de ‘gatekeepers’ en zeker niet het sluitstuk in een inkooptraject’

Wat is de belangrijkste uitdaging in het inkoopvak? ‘Inkoop vormt een ontzettend belangrijk onderdeel van de Rijksoverheid: wij kopen cruciale producten en diensten in om onze kerntaken te kunnen uitvoeren. Tegelijkertijd ligt inkoop onder een vergrootglas. Media houden goed in de gaten of we ons geld wel doelmatig besteden. Wij zijn dus de ‘gatekeepers’ en zeker niet het sluitstuk in een inkooptraject. Om onze rol impactvol uit te voeren hebben we meer inkopers nodig. Waarbij ik een verschil maak tussen inkopers en goede inkopers.’

Waar zit dat verschil in volgens jou? ‘We zijn als Rijksoverheid gewend om inkopers te selecteren op hun werkervaring. Die ervaren mensen vind je vooral bij de Rijksoverheid zelf. De inkoopuitvoeringsorganisaties (IUC’s) van het Rijk vissen dus in elkaars vijver. Terwijl ik voorstander ben van een nieuwe manier van werven en selecteren. Waarom is 10 jaar werkervaring per se nodig? Een goede inkoper beoordeel ik vooral op zijn of haar karaktereigenschappen. Kan hij of zij het goede gesprek voeren, de context doorgronden, nieuwsgierig doorvragen, pragmatisch meedenken, een inhoudelijk advies uitbrengen? Inkoop draait tegenwoordig ook om duurzaamheidsdoelstellingen en social return. Ik kijk liever naar een persoon dan naar een cv.’

‘Mijn stelling is: ervaring is niet alles. En dus benader ik de arbeidsmarkt heel breed’

Wat betekent die visie voor jouw werving- en selectiebeleid? ‘Mijn stelling is: ervaring is niet alles. En dus benader ik de arbeidsmarkt heel breed. Toen ik hier 5 jaar geleden begon, trof ik een inkooporganisatie aan met capaciteitsproblemen. Om dat tij te keren, startte ik een inkoopklas. Daarvoor heb ik 6 goede mensen aangenomen van binnen en van buiten het Rijk, geselecteerd op hun karaktereigenschappen en niet op hun ervaring als inkoper. Ik zei: jij brengt ons jouw kwaliteiten, en wij leren jou het inkoopvak. De eerste 3 weken volgden ze workshops en masterclasses over zaken als aanbestedingsrecht. Maar ook leerden we ze basale dingen, zoals hoe onze processen lopen en hoe je je gedraagt in een breder speelveld met meerdere stakeholders. Iedere kandidaat werd gekoppeld aan een ervaren inkoper, een buddy. Zij hebben de kandidaten on the job getraind. Na een aantal maanden begonnen ze aan een NEVI-opleiding. Dat traject van 1 jaar heeft zijn vruchten afgeworpen: alle 6 de kandidaten zijn nu in vaste dienst, waarbij de meerderheid Europese aanbestedingen doet. Ze zijn allemaal volwaardig inkoopadviseur. Nu loopt de 2^e inkoopklas.’

Wat is het succesrecept? ‘Dat je verder kijkt dan hoe je het altijd deed. Neem onze vacatureteksten. Daar heb ik een dikke streep doorheen gezet. Kan dat zomaar, vroegen collega’s me. Ja hoor! Ik heb de teksten versimpeld, ingekort en allemaal eisen weggehaald, zoals het verplichte wo-diploma. Inkoopkennis is niet langer een eis, maar een pre. Waar ik vooral naar kijk zijn competenties: ben je adviesvaardig, communicatief, onderzoekend? Resultaat is dat er nu veel meer mensen, met zeer diverse achtergronden, reageren op een vacature. Uit die mensen kiezen is alleen maar een feestje. Een ander winstpunt is dat de zittende inkopers ook extra gemotiveerd en geïnspireerd raken. De nieuwe, startende inkopers stellen kritische vragen over ingesleten patronen. Die frisse wind is goed. De club wordt steeds diverser in leeftijd, gender, afkomst en professionele achtergrond. Daardoor ontstaat nog meer een cultuur van samen aanpakken en verbeteren.’

Hoe zorg je ervoor dat inkopers graag bij je blijven? ‘Door in ze te investeren, want personeel is mijn grootste goed. Hoe diverser de samenstelling van een groep, hoe meer verschillende zienswijzen en inzichten. Dit is een verrijking waar wij dankbaar gebruik van maken. Ik noem mezelf geen trekker, maar een duwer. De deskundigen weten wat ze moeten doen, dat hoef ik ze niet te vertellen. Ik hoor graag wat zij nodig hebben om hun werk uit te voeren. Dan ga ik dat organiseren. Ik ben van nature heel enthousiast ingesteld, ik probeer reuring in de tent te krijgen. Daarom organiseer ik kennissessies, themabijeenkomsten en geef ik ruimte voor projecten en experimenten. Verbinding is voor mij het schakelwoord, je moet het samen willen doen. Volgend jaar gaan we voor de 3^e keer de hei op met de hele afdeling. We zitten dan met elkaar in een conferentiecentrum met overnachting. Zo’n uitstapje is inhoudelijk én fun. Want wanneer ontstaat echte verbinding? Als je met elkaar eet, tot laat borrelt en echte gesprekken voert.’

Heb je een belangrijk advies voor andere inkoopmanagers?
‘Juich de ontwikkeling van je mensen toe, ook als ze hun vleugels elders willen uitslaan. Als een van mijn medewerkers wil vertrekken, raak ik niet in paniek. Integendeel. Ik moedig ze alleen maar aan verder te kijken en help ze om iets nieuws te vinden. Want het is zeker niet de bedoeling dat je je leven lang bij UBR|HIS blijft. Laatst vertrokken 2 collega’s naar een andere werkgever. Later kwamen ze weer terug, als ‘spijtoptanten’. Natuurlijk konden ze weer bij mij aan de slag. Als je goed uit elkaar gaat, is het later ook weer gemakkelijk om met elkaar door te gaan. Ik weet precies wat ik aan ze heb en bovendien brengen zij weer kennis en ervaring van buiten mee. Ik denk nooit vanuit schaarste, maar vanuit overvloedige mogelijkheden en nieuwe kansen.’