Brussel bruist. Als stad met internationale flair én op wereldpolitiek niveau. En jij zit er middenin! Op de Nederlandse ambassade ben je de spil in een team dat dagelijks schakelt met ministers, diplomaten en andere topambtenaren. Van het bewaken van agenda’s en het begeleiden van delegaties: jij hebt de touwtjes in handen. Wil je je netwerk uitbreiden en je als managementondersteuner verder ontwikkelen? Dan is dit je kans.
Wat ga je doen?
In het hart van de Europese hoofdstad werk je direct voor de ambassadeur en ondersteun je het team op de ambassade. Je bewaakt agenda’s en planningen, organiseert overleggen en bijeenkomsten, en stelt nota’s en verslagen op. Ook houd je nauw contact met een breed scala aan mensen – bezoekers, bewindspersonen en ambassadecollega’s.
Je ontvangt de meest uiteenlopende bewindspersonen, vooral uit Nederland en België, waaronder ook van de gewesten Vlaanderen en Wallonië. En daarbij laat je niets aan het toeval over: je zorgt dat ontvangsten en bijeenkomsten tot in de puntjes zijn georganiseerd. Daarbij stel je je flexibel op. Want – bijvoorbeeld vanwege de politieke situatie in de wereld – kan het zomaar zijn dat er halsoverkop een evenement tussenkomt of wordt geannuleerd.
Daarnaast werk je nauw samen met je 2 collega-managementassistenten. Je stimuleert de onderlinge samenwerking en zorgt dat het werk vlot en efficiënt verloopt. Natuurlijk krijg je ook zelf goede begeleiding, voorafgaand aan én na je komst naar Brussel. Je buddy werkt je goed in, en onze afdeling voor het operationele management ondersteunt je bij je werk en bij praktische zaken, zoals huisvesting. Dus waar wacht je op? Breid je netwerk, je werk- én levenservaring uit, op een unieke ambassade met de hoofdkantoren van de EU en NAVO om de hoek.
Jouw belangrijkste werkzaamheden op de ambassade:
- De ambassadeur ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak.
- Agenda’s en mailboxen beheren, en zorgen dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
- Contact onderhouden met uiteenlopende personen en organisaties, en de correspondentie (in het Nederlands en Engels) verzorgen.
- Gasten – van inwoners tot politici en hooggeplaatste diplomaten – gastvrij en professioneel ontvangen.
- Dienstreizen, inkomende bezoeken en evenementen als briefings, recepties en diners organiseren.
- De lokale medewerkers op je ambassade begeleiden.
- Bijdragen aan het verbeteren van onze werkprocessen.