Een veelzijdige baan waarin je unieke werk- en levenservaring opdoet in een energieke stad vol contrasten. Die ligt voor je open op de Nederlandse ambassade in Dhaka, Bangladesh. Hier ben jij als managementondersteuner de spil in het team en zorg je dat alles op rolletjes loopt. Zowel achter de schermen als ervoor. Want als visitekaartje van onze post organiseer je ook overleggen en events, en ontvang je – vaak hooggeplaatste – bezoekers.
Wat ga je doen?
Samen met je collega-managementassistent run je het secretariaat op de ambassade. Jullie stemmen samen de prioriteiten en actiepunten af, en vervangen elkaar bij afwezigheid. Je werkt direct voor de ambassadeur en het managementteam, en ondersteunt op secretarieel, administratief en organisatorisch vlak.
Wat jouw baan zo mooi maakt? De afwisseling en verantwoordelijkheid. Je schakelt tussen uiteenlopende werkzaamheden. Van agendabeheer en het coördineren van dienstreizen, tot het afhandelen van correspondentie en het opstellen van notulen en verslagen. Ook ben je actief betrokken en aanwezig bij recepties, werkdiners en ambassadeprojecten, zoals Koningsdag. Daarbij stem je goed af met je collega’s.
Wil jij je als managementondersteuner én als persoon verder ontwikkelen? Dan is dit je kans. En dat in een omgeving die je uitdaagt, verrast en verrijkt. Natuurlijk kun je rekenen op goede begeleiding voorafgaand aan én na je komst naar Dhaka. Je krijgt een buddy die je inwerkt en onze ambassade ondersteunt je bij je werk en bij praktische zaken, zoals huisvesting en het leren kennen van de stad.
Jouw belangrijkste werkzaamheden op de ambassade:
- De ambassadeur en het team ondersteunen op administratief en organisatorisch vlak.
- Agenda’s en mailboxen beheren, en zorgen dat afspraken goed op elkaar aansluiten.
- Contact onderhouden met uiteenlopende personen en organisaties, en de correspondentie (in het Nederlands en Engels) verzorgen.
- Gasten gastvrij en professioneel ontvangen.
- Dienstreizen, inkomende bezoeken en evenementen als briefings, recepties en werklunches/-diners organiseren.
- Ondersteunen bij digitale processen op het gebied van informatiebeheer, zoals het bijhouden van digitale samenwerkingsruimten, relatiebeheer, het gebruik van ICT-middelen, sociale media en economische diplomatie.
- Bijdragen aan het verbeteren van onze werkprocessen.