Digitalisering neemt een hoge vlucht, ook bij Rijkswaterstaat. Wat betekent dat voor inkoop en de samenwerking met de markt? Ton van der Veen, directeur bedrijfsvoering en inkoop Informatievoorziening bij Rijkswaterstaat, vertelt erover. Zijn directie faciliteert alle inkoop van ICT en data waarmee Rijkswaterstaat haar werk uitvoert: van hardware in datacenters tot software in verkeerscentrales, tunnels, bruggen en sluizen.
Datagedreven Rijkswaterstaat verandert het inkoopvak
Wat koopt Rijkswaterstaat zoal in op ICT-gebied? ‘Wij zorgen voor de trits die ik digitalisering of informatisering noem: hardware, software en data. Denk aan de computers voor in ons datacenter. Maar ook verzorgen we de 4.600 kilometer glasvezel die door heel Nederland ligt. We kopen software in voor bijvoorbeeld verkeerscentrales, bruggen, tunnels en sluizen. En datatechnologie wordt steeds belangrijker.’
‘Rijkwaterstaat gebruikt steeds meer digitale oplossingen om haar werk uit te voeren. En hoe meer verschillende oplossingen je hebt, hoe ingewikkelder inkoop, beheer en onderhoud wordt’
Verandert het werk van Rijkswaterstaat door digitalisering?
‘Jazeker. Rijkwaterstaat gebruikt steeds meer digitale oplossingen om haar werk uit te voeren. En hoe meer verschillende oplossingen je hebt, hoe ingewikkelder inkoop, beheer en onderhoud wordt. We werken daarom meer met standaardoplossingen. Daarbij moeten we de veiligheid bewaken. Als je een object van afstand bedient, heb je glasvezel, toetsenborden en joysticks nodig. Maar als er een cyberaanval is, moeten we terug kunnen schakelen naar bediening op het object zelf. Over dat soort vraagstukken denken we continu na. Tien jaar geleden was cybersecurity een klein onderwerp. Nu is cybersecurity een speerpunt in onze strategie.’
Betekent dat ook intensiever samenwerken met de markt? ‘Onze strategie is om oplossingen te verzinnen mét de markt. Daarom is ook de Marktvisie ontwikkeld een paar jaar geleden. We nemen de markt aan de voorkant mee, bijvoorbeeld via marktconsultatie. Dan leggen we een opgave in het midden neer en vragen: wat zouden jullie ons adviseren? Hoe willen jullie deze opgave naar je toe trekken? Zo stimuleer je innovatie, creativiteit en ondernemerschap. Zowel de markt als wij willen slim zakendoen met elkaar. Want we hebben elkaar keihard nodig. Soms krijgen we terug dat een vraag niet realistisch is. Dan kunnen we tijdig onze strategie aanpassen. Maar ook achteraf betrekken we de markt. Soms brengt een partij tijdens een aanbestedingstraject waardevolle inzichten in, maar krijgt hij de opdracht niet gegund. Dan staan we altijd open voor een evaluatie.’
Wat is jouw visie op digitalisering en het inkoopvak? ‘Inkopen begint met begrijpen waar een organisatie naartoe wil. Een van onze doelstellingen is om ICT in onze objecten te standaardiseren en uniformeren. Alleen als je begrijpt waaróm Rijkswaterstaat dat wil, kun je de vertaalslag maken naar inkoop. Traditioneel gezien wordt inkoop pas laat in het proces betrokken. Dat vind ik geen goede zaak. Ik streef ernaar om aan de voorkant mee te bepalen hoe je een doelstelling vertaalt naar een vraag aan de markt. Digitale vraagstukken kun je namelijk niet kant-en-klaar bij de markt uitzetten. Hoe eerder je aan tafel zit, zowel met opdrachtgevers binnen Rijkswaterstaat als met de markt, hoe groter de kans dat je een optimaal product krijgt. Daarom investeren we sinds 2017 meer in marktconsultaties en marktevaluaties.’
‘Mijn visie is dat Rijkswaterstaat, en dus ook de inkoopkolom, veel meer gebaat is bij voorspellende data. Met die informatie kunnen we beter sturen op het werk dat voor ons ligt en daarmee op de inkoop die daaraan is gekoppeld.’
Welke rol speelt datatechnologie bij Rijkswaterstaat? ‘Data is het nieuwe goud, wordt weleens gezegd. De belangrijkste opgave van Rijkswaterstaat is dan ook om een datagedreven organisatie te worden. We willen slimme dingen doen met de data die ons ter beschikking staat, van onszelf, maar ook van partners. Nu gebruiken we vooral data die iets zegt over het verleden. Mijn visie is dat Rijkswaterstaat, en dus ook de inkoopkolom, veel meer gebaat is bij voorspellende data. Met die informatie kunnen we beter sturen op het werk dat voor ons ligt en daarmee op de inkoop die daaraan is gekoppeld.’
Noem eens een voorbeeld hoe inkoop gebaat is bij datatechnologie? ‘De meeste bruggen, sluizen en wegen in Nederland zijn in de jaren zestig van de vorige eeuw aangelegd. We staan nu voor een grote vervangings- en renovatieopgave. Een enorm project. Daar hebben we marktpartijen voor nodig. Maar om een juiste vraag bij de markt neer te leggen, moeten we precies weten wat de vervangings- en renovatiebehoeften zijn. Daarvoor halen we onder andere data uit objecten en stoppen die in databases. Op basis daarvan maken we analyses. Zo kunnen we beter voorspellingen doen over wat we wanneer nodig hebben en onze inkoopstrategie bepalen.’
Heeft digitalisering ook invloed op contractvorming? ‘Ja, dat zie ik wel zo. Nu werken we vooral met prestatiecontracten, waarbij het de verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer is om bijvoorbeeld de weg of vaarweg te onderhouden zodat deze voldoen aan vooraf gestelde eisen. Met voorspellende data weten we beter welk onderhoud wanneer nodig is. Als een sensor aangeeft dat een sluisdeur meer energie verbruikt, dan wijst dat bijvoorbeeld op slijtage in de lagers. Dit maakt andere manieren van sturen op onderhoud mogelijk. Momenteel experimenteren we met nieuwe contractvormen. Contracteren we per object of per type object? Of juist per regio? Die vragen spelen allemaal mee bij inkoop. Datatechnologie kan ons helpen dat soort keuzes te maken.’
‘Over 5 jaar zit de inkoper veel dichter op de doelstellingen van de organisatie. Hij adviseert de interne opdrachtgevers en neemt de markt aan de voorkant mee’
Tot slot, hoe ziet het inkoopvak er volgens jou over 5 jaar uit? ‘Over 5 jaar zit de inkoper veel dichter op de doelstellingen van de organisatie. Hij adviseert de interne opdrachtgevers en neemt de markt aan de voorkant mee. Vroeger moest een inkoper vooral goed zijn in de procedures. Natuurlijk moet dat procedurele deel geborgd blijven. Maar de inkoper krijgt er competenties bij. Zoals strategisch inzicht en empathisch vermogen om intensief samen te werken met de markt. Het vraagt ook creativiteit, bijvoorbeeld om slimme, korte aanbestedingstrajecten uit te denken met respect voor de regels. En de inventiviteit om datatechnologie te benutten. Zo’n strategische, meedenkende rol maakt het werk heel interessant. Inkoop is bij veel organisaties een stafafdeling. Bij Rijkswaterstaat hebben we dat afgeschaft. Inkopers zijn niet de mensen die aan het einde van een traject ingewikkelde vragen stellen. Inkoop is onlosmakelijk verbonden met het primaire proces.’