Satellieten leveren een schat aan informatie op. Zou je die data kunnen gebruiken bij innovaties zoals een systeem dat het risico op natuurbranden in kaart brengt? Bij het ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) klopt het Innovatieteam aan bij Inkoop. Met als resultaat een early warning systeem én een nieuw innovatief inkoopproces voor nog niet-bestaande oplossingen.
Start van innovatief inkoopproces om satellietdata in te zetten
Wilco Bavelaar
senior adviseur Europees aanbesteden IUC JenV - Ministerie van Justitie en Veiligheid
Slim gebruik maken van satellietgegevens
Natuurbranden leveren veel schade op voor het Nederlandse landschap en kunnen een gevaar vormen voor stedelijke gebieden. Het innovatieteam van het ministerie van JenV, het Instituut Fysieke Veiligheid, triple helix facilitator The Hague Security Delta, Brandweer Nederland en het National Space Office zijn op zoek naar slimme manieren om satellietgegevens in te zetten bij het voorkomen van natuurbranden. Daarbij willen ze meteen ervaring opdoen met een nieuwe manier van aanbesteden: het innovatiepartnerschap. Tot nu toe maakt de brandweer bij het inschatten van brandgevaar in de natuur gebruik van meetstations. Deze stations meten onder meer de luchtvochtigheid en temperatuur. Satellietdata geven een grootschaliger en gedetailleerder beeld en kunnen zo bijdragen aan efficiëntere en betere voorspellingen.
Nieuwe uitvinding in de markt zetten
Om te komen tot een digitale oplossing voor het kunnen inschatten van het risico op natuurbranden, is een marktpartij nodig. Wilco Bavelaar adviseert hierbij. Want hoe schaf je via een verplichte Europese aanbesteding een systeem aan dat nog niet is uitgevonden? Wilco: ‘Dat is best ingewikkeld. In een klassiek aanbestedingstraject weet je wat je wilt en vraag je een aantal leveranciers offerte uit te brengen. Bij innovaties zoals deze wil je jouw vraag in de markt uitzetten, waarbij je nog niet weet wat de uiteindelijk oplossing gaat worden.’
‘‘Innovatiegericht inkopen vraagt een andere mindset van de inkoper: van oplossingsgericht naar vraaggericht’’
Wilco Bavelaar
Innovatiepartnerschap
Bij het ministerie van JenV vinden de eerste brainstormsessies plaats. ‘Out-of-de-box denken, daar gaat het dan om’, vertelt Wilco. ‘Uit een eerder project bleek dat satellietgegevens een goed beeld kunnen geven van de droogte van begroeiing in een gebied. Hiermee kun je nagaan hoe groot het risico is op brand. In ons project hebben we onderzocht welke stappen nodig zijn om tot een early warning systeem te komen dat ook echt uitvoerbaar is. Al brainstormend is hier invulling gegeven aan een nieuwe aanbestedingsprocedure die het innovatiepartnerschap wordt genoemd.’
Uitvinden kost tijd
In dit innovatiepartnerschap is niet alleen het zoeken naar een niet-bestaande oplossing nieuw. Ook de processtappen wijken af van een klassieke aanbesteding. Wilco: ‘Je start met het interesseren van marktpartijen die zoiets kunnen ontwikkelen. Er gaat veel aandacht uit naar ervaring met techniek en de mogelijkheid van research en development van marktpartijen. Daarnaast is het streven om de mededinging zo lang mogelijk in stand te houden tijdens de procedure. Daarmee voorkom je dat je te snel een knoop doorhakt en zo misschien wel net niet tot de beste oplossing komt. Dit alles duurt wel langer dan bij de meeste aanbestedingsprocedures. Dat kan niet anders, want leveranciers moeten de tijd hebben om iets te bedenken en uit te werken. Maar het kan ook een nadeel zijn. In dit geval wilde de brandweer graag voor de zomer van 2019 een overeenkomst met een leverancier. Die deadline is gelukkig gehaald.’
Het werkt!
Dit project is gestart met 4 partijen die aan de selectie hebben meegedaan. Wilco: ‘Al deze 4 partijen zijn geselecteerd en zijn in verschillende rondes uitgenodigd offertes in te dienen. Over deze offertes zijn met deze leveranciers heel wat zogenaamde dialooggesprekken gevoerd. De winnende partij gaat nu aan de slag met de ontwikkeling van het systeem. Daar kijk ik met trots naar uit, want hiermee we zijn erin geslaagd om deze nieuwe aanbestedingsprocedure ook echt in de praktijk te laten werken. En is het ons gelukt om de beste nog niet-bestaande oplossing voor de beste prijs in te kopen'. Om andere rijksinkopers van innovatiegerichte inkopen te helpen bij de stappen die in vergelijkbare aanbestedingsprocedures nodig zijn, hebben het IUC JenV en het innovatieteam van JenV het stappenplan 'Check je aanpak' gemaakt. Hiermee kan je bijvoorbeeld via een procesflow zien hoe je via een marktconsultatie tot een innovatiepartnerschap komt.
Sleutel tot succes
Wat is voor deze nieuwe aanbestedingsprocedure nu vooral de sleutel tot succes? ‘Een andere mindset van de inkoper en van de organisatie die de behoefte heeft’, antwoordt Wilco resoluut. ‘Deze moeten omschakelen van oplossingsgericht naar vraaggericht. Belangrijkste leerpunt uit de evaluatie was dat je aan de voorkant goed moet bedenken wat de vraag is. Waarbij je jezelf niet beperkt of zelf de oplossingen gaat verzinnen. Stel geen te strikte eisen want daarmee kan je de ontwikkeling van nieuwe oplossingen beperken. Richt je zo volledig mogelijk op wat de oplossing moet bieden. De leverancier heeft ruimte nodig om met creatieve en innovatieve ideeën te komen. Tot slot zijn we ook blij dat JenV als een van de eersten in Nederland heeft geëxperimenteerd met het instrument van de innovatiepartnerschap: dat smaakt in ieder geval naar meer.’